Sơ đồ bài viết
Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), nhân sự hành chính thường phải “kiêm nhiệm” nhiều vai trò: quản lý hồ sơ, xử lý thủ tục nội bộ, hỗ trợ kế toán – nhân sự và thậm chí cả pháp chế. Việc kiêm nhiệm giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nhưng với người làm hành chính, đây là thách thức lớn: làm thế nào để cân bằng khối lượng công việc hành chính truyền thống với nhiệm vụ pháp chế đòi hỏi sự chính xác cao? Bài viết “Làm sao để hành chính kiêm pháp chế có thể cân bằng công việc?” này sẽ giúp bạn hiểu rõ những khó khăn phổ biến và đưa ra giải pháp để duy trì hiệu suất công việc, giảm áp lực mà vẫn đảm bảo chất lượng.
Thách thức khi hành chính kiêm nhiệm pháp chế
Khối lượng công việc đa dạng và chồng chéo
Nhân sự hành chính trong doanh nghiệp vừa và nhỏ vốn đã đảm nhận nhiều nhiệm vụ: quản lý văn thư, lưu trữ hồ sơ, đặt mua văn phòng phẩm, hỗ trợ tổ chức sự kiện và chăm lo đời sống nhân viên. Khi kiêm nhiệm thêm pháp chế, danh sách công việc kéo dài hơn với những nhiệm vụ đòi hỏi tính chính xác cao: theo dõi hợp đồng, đảm bảo tuân thủ pháp luật, tiếp nhận công văn từ cơ quan nhà nước, cảnh báo rủi ro pháp lý cho ban lãnh đạo.
Sự đa dạng này dễ dẫn đến chồng chéo công việc, khó sắp xếp ưu tiên và tăng nguy cơ bỏ sót nhiệm vụ quan trọng. Nhiều hành chính rơi vào tình trạng “cháy deadline”, vừa giải quyết việc vận hành nội bộ vừa chạy theo các báo cáo pháp lý có hạn nộp cứng.
Yêu cầu cao về độ chính xác trong pháp chế
Công việc hành chính thông thường có thể chấp nhận sai sót nhỏ, nhưng trong pháp chế, một lỗi dù nhỏ cũng có thể trả giá đắt. Ví dụ: một hợp đồng sai điều khoản thanh toán hoặc một báo cáo pháp lý nộp trễ có thể dẫn đến doanh nghiệp bị phạt hoặc mất uy tín với đối tác.
Điều này tạo áp lực lớn cho người kiêm nhiệm, buộc họ phải duy trì sự tập trung cao độ và rèn luyện khả năng rà soát chi tiết – kỹ năng vốn không phải ai cũng thành thạo.
Thiếu kỹ năng và kiến thức pháp luật chuyên sâu
Đa phần nhân sự hành chính xuất thân từ các ngành quản trị, chưa được đào tạo bài bản về pháp luật. Họ thường phải tự học thông qua tài liệu rời rạc, vừa tốn thời gian vừa khó hệ thống hóa. Hậu quả là khi gặp vấn đề phức tạp như rà soát hợp đồng hay xử lý công văn pháp lý, họ dễ mất tự tin hoặc phải phụ thuộc vào sự hỗ trợ từ bên ngoài.
Điều này khiến nhiều hành chính cảm thấy áp lực và khó cân bằng giữa nhiệm vụ hành chính và trách nhiệm pháp chế, đặc biệt trong môi trường SME nơi mọi quy trình đều cần tối ưu về chi phí và thời gian.
Làm sao để hành chính kiêm pháp chế có thể cân bằng công việc?
Xác định ưu tiên và lập kế hoạch rõ ràng
Người kiêm nhiệm hành chính và pháp chế phải xử lý khối lượng công việc lớn với nhiều deadline đan xen. Để tránh rơi vào tình trạng “cháy việc”, việc xác định mức độ ưu tiên là bước bắt buộc. Các công việc pháp chế như theo dõi hạn hợp đồng, nộp báo cáo pháp lý thường có thời hạn cứng và tính ràng buộc cao, cần được ưu tiên hoàn thành trước.
Sử dụng các công cụ quản lý công việc như Trello, Asana hoặc Excel giúp lập danh sách việc cần làm, theo dõi tiến độ và nhận nhắc nhở deadline, từ đó giảm thiểu nguy cơ bỏ sót nhiệm vụ quan trọng.
Xây dựng quy trình làm việc chuẩn
Một quy trình rõ ràng giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót. Hành chính kiêm pháp chế nên:
- Chuẩn hóa tài liệu và biểu mẫu: lưu sẵn mẫu hợp đồng, biên bản, công văn để sử dụng nhanh chóng.
- Thiết lập checklist pháp lý: liệt kê các công việc định kỳ như gia hạn giấy phép, nộp báo cáo thuế, rà soát hợp đồng.
- Đào tạo nội bộ và chia sẻ quy trình: giúp các đồng nghiệp hiểu cách làm việc, giảm phụ thuộc vào một cá nhân duy nhất.
Quy trình chuẩn cũng tạo nền tảng để bàn giao công việc dễ dàng khi nhân sự thay đổi.
Cập nhật kiến thức pháp luật thường xuyên
Pháp luật thay đổi liên tục, nếu không cập nhật, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng vi phạm mà không hay biết. Hành chính kiêm pháp chế nên:
- Theo dõi thông tin từ Cổng thông tin Chính phủ, Bộ Tư pháp, Tổng cục Thuế để nắm quy định mới.
- Tham gia các khóa đào tạo pháp chế chuyên biệt để củng cố kiến thức nền tảng và học cách xử lý tình huống thực tế.
Việc chủ động cập nhật không chỉ giúp hoàn thành công việc đúng pháp luật mà còn tăng sự tự tin trong vai trò pháp chế.
Rèn kỹ năng giao tiếp và phối hợp
Công việc pháp chế đòi hỏi phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác. Hành chính kiêm nhiệm cần:
- Chủ động trao đổi với kế toán, nhân sự và ban giám đốc để thống nhất quy trình, trách nhiệm và hạn chế chồng chéo công việc.
- Nâng cao kỹ năng làm việc với cơ quan nhà nước: chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đặt lịch làm việc trước, ghi chú rõ các yêu cầu cần bổ sung để giảm thời gian đi lại.
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả giúp công việc pháp chế diễn ra thuận lợi và giảm áp lực cho người thực hiện.
Tận dụng công nghệ để giảm tải
Ứng dụng công nghệ là giải pháp hữu hiệu giúp giảm khối lượng công việc thủ công:
- Lưu trữ hồ sơ điện tử với phần mềm quản lý tài liệu (DMS), dễ dàng tìm kiếm và chia sẻ thông tin.
- Tự động hóa nhắc việc bằng Google Calendar hoặc phần mềm quản lý dự án, giúp tránh bỏ sót hạn hợp đồng và báo cáo pháp lý.
- Rèn kỹ năng tra cứu pháp luật trực tuyến, tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin và nâng cao hiệu quả công việc.
Để cân bằng công việc, nhân sự hành chính kiêm pháp chế cần quy trình rõ ràng, kỹ năng pháp luật cơ bản và công cụ hỗ trợ hiệu quả. Khi được đào tạo bài bản, họ có thể tự tin hoàn thành nhiệm vụ hành chính lẫn pháp chế, giảm áp lực cho bản thân và đóng góp tích cực cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Nếu bạn đang tìm kiếm chương trình đào tạo phù hợp, khóa học Pháp chế cho Kế toán – Hành chính – Nhân sự kiêm nhiệm pháp chế tại SME của Pháp chế ICa sẽ giúp bạn:
- Nắm vững nền tảng pháp luật thiết thực.
- Học kỹ năng xử lý tình huống pháp chế thực tế.
- Xây dựng bộ công cụ giúp tối ưu công việc hằng ngày.
Xem chi tiết tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-hanh-chinh-nhan-su-kiem-nhiem-phap-che-tai-doanh-nghiep-vua-va-nho/
Mời bạn xem thêm: