Sơ đồ bài viết
Bạn có bao giờ giật mình khi nghe tin “có đoàn kiểm tra đột xuất” đến công ty? Cảm giác lo lắng liệu hồ sơ, giấy tờ của mình có đầy đủ, chính xác và dễ tìm không, đặc biệt là các hồ sơ pháp lý quan trọng? Trong bối cảnh các cơ quan quản lý (thuế, lao động, bảo hiểm, phòng cháy chữa cháy…) thường xuyên thực hiện các đợt kiểm tra bất ngờ, việc lưu trữ hồ sơ pháp lý đúng chuẩn không chỉ là một nhiệm vụ hành chính đơn thuần mà còn là “chiếc phao cứu sinh” giúp doanh nghiệp vượt qua mọi thử thách, tránh bị phạt oan và giữ vững uy tín. Vậy, lưu trữ hồ sơ pháp lý thế nào để tránh rủi ro kiểm tra đột xuất? Dù bạn không phải chuyên gia pháp lý, những bí quyết dưới đây sẽ giúp bạn làm chủ công việc này.
Lưu trữ hồ sơ pháp lý thế nào để tránh rủi ro kiểm tra đột xuất?
Hiểu rõ hồ pháp lý gồm những gì?
Trước hết, bạn cần biết những loại hồ sơ nào được coi là hồ sơ pháp lý quan trọng cần được ưu tiên và quản lý chặt chẽ. Dù bạn là người không chuyên về luật, việc nắm rõ các nhóm tài liệu này là tối quan trọng:
Hồ sơ Doanh nghiệp:
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ĐKKD), Giấy phép kinh doanh (nếu có).
- Điều lệ công ty, các nghị quyết, biên bản họp của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông.
- Các Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý chủ chốt.
- Thông báo thay đổi ĐKKD (địa chỉ, ngành nghề, vốn, người đại diện…).
Hồ sơ Kế toán – Thuế:
- Sổ sách kế toán, báo cáo tài chính hàng năm.
- Tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN và các loại thuế khác.
- Hóa đơn, chứng từ mua bán hàng hóa, dịch vụ (hóa đơn đầu vào, đầu ra).
- Biên bản đối chiếu công nợ, sao kê ngân hàng.
- Các quyết định, thông báo xử phạt hành chính (nếu có).
Hồ sơ Lao động – Nhân sự:
- Hợp đồng lao động của toàn bộ nhân viên.
- Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể (nếu có).
- Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, luân chuyển, kỷ luật, chấm dứt hợp đồng.
- Hồ sơ cá nhân của người lao động (sơ yếu lý lịch, bằng cấp, chứng minh thư…).
- Hồ sơ liên quan đến bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp (quyết định tham gia, điều chỉnh, xác nhận quá trình đóng BHXH…).
Hồ sơ Hợp đồng Kinh tế:
- Hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng hợp tác, hợp đồng thuê nhà…
- Các phụ lục, biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu đi kèm.
Hồ sơ Sở hữu Trí tuệ (nếu có):
- Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, bản quyền, sáng chế.
- Hợp đồng chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng tài sản trí tuệ.
Lưu ý quan trọng: Mỗi loại hồ sơ này đều phải tuân thủ các quy định riêng về thời hạn lưu trữ theo pháp luật.
Áp dụng nguyên tắc “minh bạch, khoa học, an toàn”
Để việc lưu trữ hồ sơ pháp lý thực sự hiệu quả, bạn cần tuân thủ 3 nguyên tắc vàng này:
Nguyên tắc 1: Minh bạch – dễ dàng truy xuất
- Phân loại rõ ràng: Chia hồ sơ thành các nhóm lớn (Doanh nghiệp, Kế toán, Lao động, Hợp đồng…) rồi chia nhỏ hơn (Hợp đồng mua bán, Hợp đồng dịch vụ…). Có thể phân loại theo năm, theo dự án, theo đối tác… tùy thuộc vào quy mô và đặc thù của doanh nghiệp.
- Đặt tên file/thư mục thống nhất: Sử dụng quy tắc đặt tên rõ ràng, dễ hiểu cho cả bản cứng và bản mềm (Ví dụ: “HĐLĐ_Nguyễn Văn A_2024”, “Giấy phép KD_Cty ABC_2023”).
- Ghi chú và mục lục: Đối với hồ sơ bản cứng, hãy tạo mục lục chi tiết trong mỗi tập hồ sơ. Đối với bản mềm, có thể sử dụng các tag, metadata để dễ dàng tìm kiếm.
Nguyên tắc 2: Khoa học – hợp lý và tuân thủ quy định
- Sắp xếp logic: Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian (từ mới nhất đến cũ nhất hoặc ngược lại) hoặc theo thứ tự bảng chữ cái để dễ dàng tra cứu.
- Lưu trữ theo thời hạn: Nắm rõ thời hạn lưu trữ bắt buộc của từng loại hồ sơ theo quy định pháp luật (ví dụ: một số chứng từ kế toán phải lưu trữ 5 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn). Sắp xếp hồ sơ theo thời hạn này để dễ dàng hủy tài liệu đã hết hạn (sau khi được phép).
- Cập nhật thường xuyên: Thường xuyên bổ sung các văn bản mới, loại bỏ các văn bản hết giá trị pháp lý (nhưng vẫn giữ bản gốc hoặc bản sao theo quy định nếu cần).
Nguyên tắc 3: An toàn – bảo mật thông tin
- Bảo quản bản cứng: Sử dụng tủ tài liệu có khóa, đặt ở nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ẩm mốc, mối mọt, cháy nổ.
- Lưu trữ bản mềm trên hệ thống an toàn: Sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây uy tín (Google Drive, OneDrive, Dropbox Business) hoặc hệ thống máy chủ nội bộ có bảo mật cao. Đảm bảo có sao lưu định kỳ.
- Phân quyền truy cập: Chỉ những người có thẩm quyền mới được truy cập vào các hồ sơ nhạy cảm.
- Bảo mật thông tin cá nhân: Đặc biệt với hồ sơ nhân sự, phải tuân thủ Luật An ninh mạng và các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Bí quyết đối phó khi có kiểm tra đột xuất
Việc kiểm tra đột xuất là điều không thể tránh khỏi. Một quy trình lưu trữ tốt sẽ giúp bạn tự tin hơn rất nhiều.
- Giữ bình tĩnh: Điều quan trọng nhất là sự điềm tĩnh. Hoảng loạn sẽ khiến bạn khó tư duy và tìm kiếm tài liệu.
- Yêu cầu giấy tờ hợp lệ: Đảm bảo đoàn kiểm tra có Quyết định kiểm tra hợp lệ, ghi rõ nội dung, phạm vi và thời gian kiểm tra.
- Chỉ cung cấp theo yêu cầu: Chỉ xuất trình những hồ sơ, chứng từ mà đoàn kiểm tra yêu cầu cụ thể, đúng phạm vi được nêu trong quyết định kiểm tra. Không tự ý cung cấp quá nhiều thông tin không cần thiết.
- Ghi lại chi tiết: Ghi lại danh mục các hồ sơ đã cung cấp, thời gian cung cấp. Nếu có thể, hãy giữ bản sao các tài liệu đã nộp hoặc chụp ảnh/scan lại trước khi giao đi.
- Phối hợp và tham vấn: Luôn phối hợp với ban lãnh đạo và bộ phận có chuyên môn (kế toán, pháp chế) để xử lý các vấn đề phát sinh. Nếu có điểm không chắc chắn, hãy xin ý kiến chỉ đạo hoặc tham vấn luật sư.
Việc lưu trữ hồ sơ pháp lý không chỉ là công việc hành chính mà còn là một phần quan trọng của công tác pháp chế trong doanh nghiệp. Để làm chủ được nhiệm vụ này, bạn cần có kiến thức pháp luật vững chắc và những kỹ năng thực tiễn.
Nếu bạn là nhân sự Hành chính, Kế toán, hoặc đang kiêm nhiệm vai trò pháp chế tại doanh nghiệp vừa và nhỏ, và cảm thấy những kiến thức trên vẫn còn mơ hồ, đừng lo lắng! Pháp chế ICA đã thiết kế một khóa học chuyên biệt dành cho bạn: “Khóa đào tạo Pháp luật cho Kế toán, Hành chính Nhân sự kiêm nhiệm Pháp chế tại Doanh nghiệp vừa và nhỏ”
Mời bạn xem thêm: