Sơ đồ bài viết
Trong kỷ nguyên số, thông tin là tài sản quý giá nhất của mọi doanh nghiệp. Đặc biệt, các hồ sơ pháp lý như hợp đồng, giấy phép kinh doanh, báo cáo thuế, thông tin nhân sự… chứa đựng những dữ liệu cực kỳ nhạy cảm và quan trọng. Việc không tuân thủ quy định về bảo mật hồ sơ pháp lý có thể dẫn đến những hậu quả khôn lường: từ mất mát dữ liệu, rò rỉ thông tin cạnh tranh, đến các vụ kiện tụng, phạt hành chính nặng nề, và làm tổn hại nghiêm trọng đến uy tín công ty.
Với vị trí là người quản lý giấy tờ, dữ liệu hàng ngày, nhân sự hành chính đóng vai trò then chốt trong công tác bảo mật này. Vậy, bạn cần lưu ý những gì để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp mình?
Vì sao bảo mật hồ sơ rất quan trọng?
Hồ sơ pháp lý không chỉ là tập hợp giấy tờ, chúng là bằng chứng cho tính hợp pháp của mọi hoạt động doanh nghiệp. Nếu không được bảo mật đúng cách:
- Rò rỉ thông tin mật: Đối thủ có thể khai thác các thông tin về khách hàng, hợp đồng, chiến lược kinh doanh để gây bất lợi.
- Vi phạm quyền riêng tư: Đặc biệt là hồ sơ nhân sự, việc rò rỉ thông tin cá nhân có thể bị xử phạt hành chính theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân (ví dụ, Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân).
- Mất mát dữ liệu: Do thiên tai, cháy nổ, virus máy tính hoặc lỗi hệ thống có thể khiến dữ liệu không thể phục hồi, gây đình trệ hoạt động và thiệt hại lớn.
- Khó khăn khi kiểm tra, thanh tra: Không xuất trình được hồ sơ gốc hoặc bản sao hợp lệ khi cơ quan chức năng yêu cầu có thể dẫn đến bị phạt.
- Rủi ro tranh chấp pháp lý: Thiếu bằng chứng trong hồ sơ khi có tranh chấp với đối tác, khách hàng hoặc người lao động.
Quy định về bảo mật hồ sơ pháp lý: Hành chính cần lưu ý gì?
Để đảm bảo công tác bảo mật hồ sơ pháp lý được thực hiện hiệu quả, nhân sự hành chính cần nắm vững các quy tắc và áp dụng chúng vào thực tiễn:
Nắm vững các quy định pháp luật liên quan
Việt Nam đã có các văn bản pháp luật quy định về bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu.
- Luật An ninh mạng: Quy định về bảo vệ thông tin cá nhân, trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc bảo vệ dữ liệu.
- Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân (Nghị định 13): Đây là văn bản quan trọng nhất hiện nay, quy định chi tiết về việc thu thập, xử lý, lưu trữ, bảo vệ dữ liệu cá nhân. Bạn cần hiểu rõ các quyền của chủ thể dữ liệu, nghĩa vụ của bên xử lý dữ liệu (doanh nghiệp), các biện pháp bảo vệ dữ liệu.
- Luật Kế toán, Luật Lưu trữ: Quy định về thời hạn, phương thức lưu trữ các tài liệu kế toán, tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp.
- Các quy định nội bộ của doanh nghiệp: Bao gồm Nội quy lao động, Quy chế bảo mật thông tin, Quy chế quản lý tài liệu… Bạn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định này.
Phân loại và phân cấp hồ sơ pháp lý
Không phải hồ sơ nào cũng có mức độ bảo mật như nhau. Việc phân loại giúp bạn áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp.
- Hồ sơ Mật/Tuyệt mật: Thông tin chiến lược, bí mật kinh doanh, hồ sơ tài chính nhạy cảm, thông tin cá nhân đặc biệt.
- Hồ sơ Nội bộ/Hạn chế: Các thông tin chỉ dành cho nhân viên nội bộ, không công khai.
- Hồ sơ Công khai: Thông tin có thể công khai cho bên ngoài.
- Phân quyền truy cập: Dựa trên phân loại, chỉ cấp quyền truy cập cho những người có thẩm quyền và cần thiết cho công việc.
Áp dụng biện pháp bảo mật đối với hồ sơ bản cứng
Hồ sơ giấy tờ vẫn là một phần không thể thiếu và cần được bảo vệ chặt chẽ.
- Lưu trữ trong tủ/kệ có khóa: Đặt ở nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ẩm mốc, cháy nổ, và xa tầm với của người không có phận sự.
- Kiểm soát ra vào: Hạn chế số lượng người có chìa khóa hoặc quyền truy cập vào khu vực lưu trữ hồ sơ quan trọng.
- Theo dõi việc mượn/trả hồ sơ: Lập sổ theo dõi hoặc phiếu mượn trả để biết ai đang giữ hồ sơ nào và thời gian bao lâu.
- Tiêu hủy tài liệu đúng cách: Đối với các tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ và được phép tiêu hủy, phải sử dụng máy hủy tài liệu hoặc dịch vụ tiêu hủy chuyên nghiệp để đảm bảo thông tin không bị lộ ra ngoài.
Đảm bảo an toàn dữ liệu đối với hồ sơ bản mềm
Trong môi trường số, việc bảo mật dữ liệu điện tử càng trở nên cấp thiết.
- Hệ thống lưu trữ an toàn: Sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây uy tín (Google Drive for Business, Microsoft OneDrive for Business, Dropbox Business) hoặc máy chủ nội bộ có tường lửa, mã hóa dữ liệu.
- Phân quyền truy cập điện tử: Thiết lập phân quyền chi tiết cho từng thư mục, từng file để chỉ những người có quyền mới có thể xem, chỉnh sửa hoặc xóa.
- Mật khẩu mạnh và thay đổi định kỳ: Đặt mật khẩu mạnh cho các tài khoản truy cập hệ thống và thay đổi thường xuyên.
- Sao lưu dữ liệu định kỳ: Luôn sao lưu dữ liệu quan trọng ra nhiều bản và lưu trữ ở các vị trí khác nhau (ví dụ: một bản trên đám mây, một bản trên ổ cứng rời).
- Phần mềm diệt virus/phần mềm độc hại: Đảm bảo hệ thống máy tính luôn được bảo vệ bởi phần mềm diệt virus mạnh mẽ và cập nhật thường xuyên.
- Giáo dục ý thức bảo mật: Thường xuyên nhắc nhở nhân viên về tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin, không chia sẻ mật khẩu, không mở email lạ…
Xây dựng quy trình xử lý sự cố bảo mật
Dù đã có biện pháp phòng ngừa, rủi ro vẫn có thể xảy ra. Bạn cần có kế hoạch ứng phó.
- Kế hoạch ứng phó sự cố: Doanh nghiệp cần có một quy trình rõ ràng khi xảy ra rò rỉ dữ liệu hoặc mất mát thông tin (ví dụ: ai là người chịu trách nhiệm, phải làm gì, thông báo cho ai…).
- Báo cáo vi phạm: Nếu phát hiện bất kỳ dấu hiệu vi phạm bảo mật nào, phải báo cáo ngay cho cấp quản lý để có biện pháp xử lý kịp thời.
Việc tuân thủ quy định về bảo mật hồ sơ pháp lý không chỉ là trách nhiệm của riêng bộ phận IT hay Ban Giám đốc, mà là của tất cả nhân sự, đặc biệt là người trực tiếp quản lý hồ sơ như bộ phận Hành chính. Để làm chủ được nhiệm vụ quan trọng này, bạn cần có kiến thức pháp luật vững chắc và những kỹ năng thực tiễn.
Nếu bạn là nhân sự Hành chính, Kế toán, hoặc đang kiêm nhiệm vai trò pháp chế tại doanh nghiệp vừa và nhỏ, và muốn trang bị cho mình những kiến thức chuyên sâu về bảo mật thông tin, hãy tham gia khóa học chuyên biệt của Pháp chế ICA: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-hanh-chinh-nhan-su-kiem-nhiem-phap-che-tai-doanh-nghiep-vua-va-nho/
Mời bạn xem thêm: