Sơ đồ bài viết
Trong nhiều doanh nghiệp, hồ sơ nhân sự thường được coi là công việc hành chính đơn thuần và ít được quan tâm đúng mức. Tuy nhiên, thực tế cho thấy sai sót trong quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự có thể kéo theo hàng loạt hệ lụy pháp lý, từ việc bị xử phạt hành chính đến phát sinh tranh chấp lao động và ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín doanh nghiệp. Không chỉ vậy, nhân sự phụ trách hành chính – nhân sự (HR) cũng có nguy cơ bị quy trách nhiệm khi để xảy ra sai phạm. Bài viết “Làm sai lưu trữ hồ sơ nhân sự hậu quả pháp lý ra sao?” này giúp bạn hiểu rõ vì sao việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là yếu tố pháp lý quan trọng và cách bảo vệ mình trước các rủi ro liên quan.
Vì sao lưu trữ hồ sơ nhân sự đúng quy định lại quan trọng?
Hồ sơ nhân sự là cơ sở pháp lý chứng minh quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và người lao động. Nó bao gồm hợp đồng lao động, hồ sơ bảo hiểm xã hội, quyết định tuyển dụng, nâng lương, kỷ luật, chấm dứt hợp đồng và các tài liệu liên quan. Sai sót trong lưu trữ hồ sơ thường dẫn đến:
- Khó khăn khi giải quyết tranh chấp: Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc thất lạc, doanh nghiệp mất căn cứ chứng minh quyền lợi và nghĩa vụ của mình trước cơ quan chức năng hoặc tòa án.
- Nguy cơ bị phạt hành chính: Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 1 – 5 triệu đồng cho mỗi hành vi không lập, lưu giữ hoặc cung cấp hồ sơ lao động đúng quy định.
- Ảnh hưởng quyền lợi người lao động: Sai sót hồ sơ bảo hiểm xã hội hoặc hợp đồng lao động có thể khiến người lao động không được hưởng đầy đủ quyền lợi, dẫn đến khiếu nại và tranh chấp.
- Rủi ro về thuế và bảo hiểm: Hồ sơ nhân sự liên quan trực tiếp đến quyết toán thuế thu nhập cá nhân và đóng bảo hiểm xã hội; lưu trữ sai có thể khiến doanh nghiệp bị truy thu và phạt.
Với những tác động trên, việc lưu trữ hồ sơ nhân sự đúng quy định không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là lá chắn bảo vệ doanh nghiệp và chính nhân sự phụ trách.
Làm sai lưu trữ hồ sơ nhân sự hậu quả pháp lý ra sao?
Sai sót trong lưu trữ hồ sơ nhân sự có thể dẫn đến nhiều rủi ro pháp lý, tùy theo mức độ và hậu quả gây ra:
- Xử phạt hành chính: Cơ quan chức năng có thể phạt doanh nghiệp khi kiểm tra và phát hiện thiếu hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động hoặc hồ sơ bảo hiểm xã hội. HR trực tiếp quản lý hồ sơ có thể bị kỷ luật nội bộ nếu sai sót xuất phát từ lỗi cá nhân.
- Tranh chấp lao động gia tăng: Khi xảy ra tranh chấp về lương, phụ cấp, hoặc bảo hiểm, doanh nghiệp thiếu hồ sơ chứng minh sẽ ở thế bất lợi và có thể bị buộc bồi thường.
- Truy thu bảo hiểm xã hội và thuế: Hồ sơ sai lệch về mức lương, thời gian làm việc có thể dẫn đến việc cơ quan bảo hiểm xã hội yêu cầu truy thu và phạt chậm nộp.
- Mất uy tín và niềm tin nội bộ: Sai sót liên quan đến hồ sơ nhân sự có thể ảnh hưởng đến sự tin tưởng của người lao động đối với doanh nghiệp, làm giảm tinh thần làm việc và tăng tỷ lệ nghỉ việc.
- Trách nhiệm liên đới của HR: Nhân sự phụ trách lưu trữ có thể bị quy trách nhiệm cá nhân nếu chứng minh được sai sót do thiếu cẩn trọng hoặc không tuân thủ quy trình.
Việc hiểu rõ hậu quả pháp lý giúp HR nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ hồ sơ và chủ động phòng ngừa sai phạm.
Cách hạn chế rủi ro và bảo vệ bản thân trong quản lý hồ sơ nhân sự
Để tránh rơi vào tình huống bị quy trách nhiệm, HR cần xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự chuẩn mực và tuân thủ pháp luật:
- Xây dựng hệ thống lưu trữ khoa học: Lưu giữ đầy đủ hồ sơ của từng nhân sự theo quy định, bao gồm hợp đồng lao động, hồ sơ bảo hiểm, quyết định và các giấy tờ liên quan.
- Tuân thủ thời hạn lưu trữ: Nắm rõ thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Lao động và Luật Bảo hiểm xã hội để tránh thất lạc hoặc hủy hồ sơ sớm.
- Kiểm tra và đối chiếu định kỳ: Thực hiện rà soát hồ sơ thường xuyên để phát hiện và bổ sung thiếu sót kịp thời.
- Cập nhật kiến thức pháp luật: Luật lao động và bảo hiểm xã hội thường xuyên thay đổi, việc đào tạo và cập nhật kiến thức giúp HR hạn chế rủi ro sai phạm.
- Lưu bằng chứng công việc: Giữ biên bản, email và các tài liệu chứng minh việc đã tuân thủ quy trình để bảo vệ bản thân khi xảy ra tranh chấp hoặc bị kiểm tra.
Chìa khóa bảo vệ HR nằm ở việc hiểu luật, tuân thủ quy trình và lưu giữ bằng chứng công việc đầy đủ.
Lưu trữ hồ sơ nhân sự là một phần công việc tưởng chừng nhỏ nhưng lại mang hệ quả rất lớn nếu xảy ra sai sót. Không chỉ doanh nghiệp bị phạt, mà người phụ trách hồ sơ cũng dễ bị quy trách nhiệm, thậm chí mất uy tín nghề nghiệp. Vì vậy, hiểu luật – đúng quy trình – lưu bằng chứng là nguyên tắc sống còn trong công việc của HR và kế toán.
Tham gia ngay Khóa học pháp luật cho Kế toán – Hành chính – Nhân sự kiêm nhiệm pháp chế tại doanh nghiệp vừa và nhỏ của Pháp chế ICA để:
- Hiểu rõ các quy định về hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm xã hội;
- Biết cách lưu trữ đúng luật, đúng thời hạn, phòng ngừa rủi ro;
- Trang bị kiến thức để tự tin xử lý thanh kiểm tra và bảo vệ chính mình khi có tranh chấp.
Mời bạn xem thêm: