Bạn đang quan tâm đến những thay đổi mới nhất trong lĩnh vực kế toán? Quy định về chứng từ kế toán điện tử 2025 đã có nhiều điểm cập nhật quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến việc lập, ký số, lưu trữ và sử dụng chứng từ trong doanh nghiệp. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ các nội dung cần tuân thủ theo quy định mới nhất, đồng thời cung cấp hướng dẫn áp dụng thực tế giúp kế toán viên và doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro về xử phạt hành chính.

Chứng từ kế toán là gì?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán. Nói cách khác, chứng từ kế toán là bằng chứng pháp lý để ghi nhận, kiểm tra và kiểm soát các hoạt động tài chính của đơn vị kế toán. Chứng từ có thể tồn tại dưới dạng bản giấy hoặc điện tử và phải đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định pháp luật.

Chứng từ điện tử là gì?

Theo quy định tại khoản 4 và khoản 5 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ điện tử là các loại chứng từ, biên lai ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, được lập và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử.

Cụ thể:

• Chứng từ gồm: chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí… thể hiện theo hình thức điện tử hoặc in sẵn, tự in.
• Chứng từ điện tử là các loại chứng từ trên được lập, gửi và lưu bằng phương tiện điện tử, do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế hoặc tổ chức thu cấp cho người nộp thuế.

Như vậy, chứng từ điện tử không chỉ thay thế bản giấy truyền thống mà còn đảm bảo tính hợp pháp, đầy đủ và thuận tiện trong quản lý thuế theo phương thức số hóa.

Quy định về chứng từ kế toán điện tử 2025

Theo khoản 1 Điều 17 Luật Kế toán 2015, chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi đáp ứng đồng thời hai điều kiện sau:

1. Đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 16 của Luật Kế toán 2015, bao gồm:
   • Tên và số hiệu của chứng từ;
   • Ngày, tháng, năm lập;
   • Tên, địa chỉ của tổ chức/cá nhân lập và nhận chứng từ;
   • Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính;
   • Số lượng, đơn giá, số tiền bằng số và chữ;
   • Chữ ký điện tử hoặc thông tin xác thực của người lập, duyệt và người có liên quan.
2. Chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa và không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc lưu trữ trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán…

Như vậy, chứng từ điện tử chỉ có giá trị pháp lý như chứng từ kế toán khi đảm bảo tính toàn vẹn thông tin, bảo mật và xác thực, đồng thời tuân thủ các quy định cụ thể về lập, ký số, lưu trữ theo Luật Kế toán hiện hành.

Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử

Trong thời đại chuyển đổi số, chứng từ điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế và quản lý tài chính doanh nghiệp. Theo quy định pháp luật hiện hành, chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử bao gồm các loại, giá trị pháp lý và cách thức lưu trữ như sau:

Các loại chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử

• Hồ sơ thuế điện tử: Bao gồm các loại hồ sơ liên quan đến đăng ký thuế, khai thuế, hoàn thuế, miễn giảm thuế, xóa nợ thuế, gia hạn nộp thuế… Đây là những tài liệu được nộp và xử lý qua hệ thống thuế điện tử theo quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn.
• Chứng từ nộp ngân sách nhà nước điện tử: Là các chứng từ nộp thuế dưới dạng điện tử thông qua ngân hàng thương mại hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán. Các chứng từ này phải thể hiện đầy đủ thông tin về số tiền, thời gian nộp, người nộp thuế và nội dung nộp theo quy định pháp luật.
• Thông báo, quyết định và văn bản điện tử của cơ quan thuế: Bao gồm các loại thông báo xác nhận, quyết định xử lý hồ sơ, thông tin về nghĩa vụ thuế… do cơ quan thuế phát hành và gửi cho người nộp thuế qua hệ thống điện tử.

Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử trong giao dịch thuế

Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chứng từ giấy, nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Được ký số bởi các bên có liên quan theo quy định (người nộp thuế, cơ quan thuế…).
• Được bảo đảm tính toàn vẹn trong suốt quá trình truyền, nhận và lưu trữ.
• Có biện pháp xác thực danh tính rõ ràng như: chứng thư số, sinh trắc học, xác thực hai yếu tố (ví dụ: mã OTP, mã ngẫu nhiên).
• Trường hợp các bên giao dịch có thỏa thuận áp dụng các biện pháp xác thực khác thì phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

Lưu trữ chứng từ điện tử trong giao dịch thuế

• Thời hạn lưu trữ chứng từ điện tử thực hiện tương tự như chứng từ kế toán giấy, theo quy định tại Khoản 1 Điều 15 Luật Giao dịch điện tử.
• Nếu chứng từ điện tử đã hết hạn lưu trữ nhưng vẫn liên quan đến tính toàn vẹn dữ liệu hoặc các giao dịch đang hoạt động, thì phải tiếp tục lưu trữ cho đến khi không còn ảnh hưởng đến các giao dịch khác.

Việc sử dụng chứng từ điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, mà còn nâng cao tính minh bạch và an toàn trong quản lý thuế. Các kế toán viên và người nộp thuế cần nắm rõ các quy định nêu trên để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và tránh những rủi ro về pháp lý.

Mời bạn xem thêm:

• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử có bắt buộc sử dụng chữ ký số?
• Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là bao lâu?
• Hướng dẫn kế toán sử dụng chứng từ kế toán