Sơ đồ bài viết
Quy định soạn thảo văn bản trong công tác văn thư đối với các cơ quan Mặt trận Tổ quốc Việt Nam là nội dung quan trọng nhằm bảo đảm tính thống nhất, khoa học và đúng thể thức trong quản lý hành chính nội bộ. Việc nắm vững các nguyên tắc, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành không chỉ góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư, mà còn giúp các cơ quan Mặt trận hoạt động hiệu quả, đúng quy trình pháp lý. Bài viết sau của Pháp chế ICA sẽ làm rõ những điểm cần lưu ý khi soạn thảo văn bản, đồng thời cập nhật các quy định mới nhất áp dụng trong hệ thống Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
Không chỉ viết hợp đồng – hãy viết lợi thế pháp lý cho bạn! Học thực chiến – Ứng dụng ngay – Giảng viên giàu kinh nghiệm
Ghi danh ngay hôm nay: Đăng ký khóa học soạn thảo hợp đồng tại đây
Quy định soạn thảo văn bản trong công tác văn thư đối với các cơ quan Mặt trận Tổ quốc Việt Nam
Việc soạn thảo văn bản trong công tác văn thư tại các cơ quan Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cần tuân thủ các quy định được nêu tại nội dung Tiểu mục 1, Mục II của Hướng dẫn số 14-HD/VPTW năm 2022. Cụ thể, quá trình này được thực hiện theo các nguyên tắc sau:
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, tổ chức, đồng thời xét đến mục đích giải quyết công việc cụ thể, người đứng đầu (hoặc người có thẩm quyền) sẽ quyết định nội dung văn bản cần xây dựng. Sau đó, việc soạn thảo sẽ được giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện và chịu sự chỉ đạo trực tiếp.
- Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo có trách nhiệm bảo đảm tiến độ, nội dung và chất lượng văn bản. Họ phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về kết quả công việc trong phạm vi nhiệm vụ được giao.
- Mỗi văn bản sẽ được áp dụng quy trình soạn thảo phù hợp với tính chất và mức độ quan trọng của nội dung. Các bước trong quy trình soạn thảo này phải tuân theo quy chế nội bộ của từng cơ quan, tổ chức.
- Đối với văn bản điện tử, ngoài việc tuân thủ các quy định chung như trên, cá nhân được phân công soạn thảo còn phải chuyển bản thảo văn bản đến bộ phận văn thư và thực hiện việc lập hồ sơ điện tử theo đúng quy định.
Công tác duyệt bản thảo văn bản và kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành được quy định ra sao?
Căn cứ theo nội dung tại Tiểu mục 2 và Tiểu mục 3, Mục II của Hướng dẫn số 14-HD/VPTW năm 2022, công tác duyệt bản thảo và kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành được quy định cụ thể như sau:
1. Duyệt bản thảo văn bản
- Người có thẩm quyền ký văn bản là người có trách nhiệm duyệt bản thảo trước khi phát hành chính thức. Việc duyệt này nhằm bảo đảm nội dung và hình thức văn bản đáp ứng yêu cầu, đúng thẩm quyền ban hành.
- Chỉ khi bản thảo đạt yêu cầu về nội dung và thẩm quyền, người có thẩm quyền mới được phép duyệt để phát hành. Trong trường hợp bản thảo đã được duyệt ký nhưng phát sinh nhu cầu chỉnh sửa, bổ sung, thì bắt buộc phải trình lại cho người có thẩm quyền để xem xét và quyết định.
2. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Việc kiểm tra văn bản trước khi ký là bước quan trọng nhằm bảo đảm tính chính xác, đồng bộ và đúng thể thức. Trách nhiệm kiểm tra được phân công rõ ràng:
- Người đứng đầu đơn vị soạn thảo phải kiểm tra toàn diện nội dung văn bản và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan, tổ chức về nội dung đó.
- Chánh văn phòng (hoặc người đứng đầu bộ phận hành chính – văn thư) có trách nhiệm kiểm tra và bảo đảm văn bản được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định. Người này chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Bộ phận văn thư của cơ quan là đơn vị cuối cùng kiểm tra lại về hình thức trình bày và thể thức văn bản trước khi trình ký chính thức.
- Việc trình bày văn bản phải tuân thủ đúng quy định hiện hành về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Quy định về trình ký và ký văn bản trong công tác văn thư?
Theo Tiểu mục 4, Mục II của Hướng dẫn số 14-HD/VPTW năm 2022, việc trình ký và ký văn bản trong công tác văn thư tại cơ quan Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị – xã hội được thực hiện theo các nguyên tắc sau:
1. Trình ký văn bản
Bộ phận văn thư cơ quan có trách nhiệm tổ chức việc trình ký đối với tất cả các văn bản của cơ quan, tổ chức, trừ những trường hợp được quy định riêng theo quy chế nội bộ.
2. Ký văn bản
- Việc ký văn bản phải được thực hiện đúng thẩm quyền, đúng chức trách và nhiệm vụ được giao. Thẩm quyền ký được xác định trên cơ sở phân công cụ thể trong từng cơ quan, tổ chức.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm chung về toàn bộ các văn bản được ban hành dưới danh nghĩa cơ quan, tổ chức đó. Đồng thời, người trực tiếp ký văn bản phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản do mình ký và bắt buộc phải đăng ký mẫu chữ ký tại bộ phận văn thư.
3. Hình thức ký văn bản
- Đối với văn bản giấy: Người ký phải sử dụng bút mực màu xanh, tuyệt đối không dùng các loại mực dễ phai hoặc mực không bảo đảm tính lâu bền.
- Đối với văn bản điện tử: Việc ký số phải thực hiện theo đúng hướng dẫn và quy định của cơ quan có thẩm quyền về chữ ký số và bảo mật thông tin.
Như vậy, các cơ quan thuộc Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị – xã hội cần tuân thủ chặt chẽ các quy định nêu trên để bảo đảm tính pháp lý, chuẩn mực và hiệu lực thi hành của văn bản hành chính trong quá trình quản lý, điều hành công việc.
Mời bạn xem thêm: