Bạn đang tìm mẫu bảng kê hóa đơn mua vào để phục vụ cho công tác kê khai thuế? Bảng kê hóa đơn mua vào là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp tổng hợp, quản lý hóa đơn đầu vào đúng quy định pháp luật. Trong năm 2025, một số điểm mới đã được cập nhật nhằm phù hợp với quy định về hóa đơn điện tử và kê khai thuế GTGT. Bài viết dưới đây của Học viện đào tạo pháp chế ICA sẽ cung cấp cho bạn mẫu bảng kê hóa đơn mua vào chuẩn mới nhất kèm hướng dẫn cách lập chi tiết, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh sai sót trong quá trình thực hiện.

Hóa đơn mua vào là gì?

Trong hoạt động kinh doanh, cụm từ “hóa đơn mua vào” được sử dụng rất phổ biến, đặc biệt trong lĩnh vực kế toán và thuế. Tuy nhiên, hiện nay pháp luật chưa có văn bản nào định nghĩa cụ thể thuật ngữ “hóa đơn mua vào”. Để hiểu đúng bản chất của khái niệm này, cần dựa vào các quy định hiện hành về hóa đơn.

Theo nội dung tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, thuật ngữ “hóa đơn” được giải thích như sau:

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
   […]

Từ những quy định trên, có thể hiểu:

• Hóa đơn mua vào là cách gọi thực tế nhằm chỉ các hóa đơn do bên bán cung cấp cho bên mua sau khi thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Loại hóa đơn này là căn cứ quan trọng để bên mua ghi nhận chi phí, kê khai thuế giá trị gia tăng (nếu có), đồng thời hạch toán vào hệ thống kế toán của mình.

Hóa đơn mua vào đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động tài chính – kế toán của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, cụ thể:

• Xác định chi phí hợp lý: Hóa đơn mua vào là chứng từ chứng minh khoản chi phí thực tế phát sinh, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Kê khai, khấu trừ thuế GTGT: Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế, hóa đơn mua vào hợp pháp là điều kiện để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.
• Căn cứ quyết toán thuế: Hóa đơn mua vào giúp cơ quan thuế kiểm tra, xác minh tính chính xác của chi phí và thuế mà doanh nghiệp đã kê khai.
• Quản lý nội bộ: Ngoài ra, hóa đơn mua vào cũng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm soát, đánh giá hiệu quả mua hàng, lập kế hoạch tài chính và tối ưu chi phí.

Mẫu bảng kê hóa đơn mua vào mới nhất 2025?

Tải về Mẫu số 01-2/GTGT ban hành kèm Thông tư 119/2014/TT-BTC về Mẫu bảng kê khai hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào dưới đây:

Nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định như thế nào?

Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh, nhằm tăng tính minh bạch, tiết kiệm chi phí và hiện đại hóa công tác quản lý thuế. Căn cứ theo nội dung Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử được quy định cụ thể như sau:

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo quy định, doanh nghiệp và tổ chức kinh tế phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán.
Tuy nhiên, quy định này không áp dụng đối với những trường hợp được nêu tại khoản 2 và khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, mà sẽ có cơ chế linh hoạt hơn.

2. Doanh nghiệp trong một số lĩnh vực đặc thù được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã

Một số doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù như:

• Điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch;
• Tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế;
• Kinh doanh thương mại điện tử, siêu thị, thương mại tổng hợp;
• Vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy…

và các doanh nghiệp đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế, đã đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin đầy đủ (phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử, hệ thống lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử…) được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, dịch vụ.

Tuy nhiên, trường hợp doanh nghiệp bị xác định là có rủi ro cao về thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính hoặc doanh nghiệp tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã thì vẫn phải sử dụng hóa đơn có mã.

3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu xác định được

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện:

• Được quy định tại khoản 5 Điều 51 Luật Quản lý thuế 2019 (tức là thuộc diện kê khai thuế theo phương pháp khai thuế trực tiếp theo doanh thu hoặc kê khai theo từng lần phát sinh);
• Hoặc các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ,

thì cũng phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

4. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ phát sinh nhu cầu sử dụng hóa đơn

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo nội dung quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 91, nếu phát sinh nhu cầu cần có hóa đơn để giao cho khách hàng, hoặc đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp thuận, thì:

• Sẽ được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.
• Trước khi được cấp hóa đơn, người nộp thuế phải khai thuế, nộp thuế theo quy định.

Mời bạn xem thêm:

• Thời điểm xuất hóa đơn điện tử khách sạn, nhà nghỉ là khi nào?
• Điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung theo luật định
• Hợp tác xã có xuất được hóa đơn không?