Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư vào ngày 5 tháng 3 năm 2020, nhằm thay thế cho Nghị định số 110/2004/NĐ-CP trước đây. Nghị định này bao gồm 7 chương, 38 điều, và 6 phụ lục kèm theo, đồng thời có hiệu lực thi hành kể từ ngày 5 tháng 3 năm 2020. Công tác văn thư, như được quy định trong Nghị định này, bao gồm nhiều khía cạnh quan trọng. Đầu tiên, nó liên quan đến việc soạn thảo và ký ban hành văn bản quan trọng của cơ quan hoặc tổ chức. Quá trình này đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả của các quyết định và quyết định được đưa ra. Tìm hiểu ngay Quy định đánh số đề mục trong văn bản hiện hành tại bài viết sau

Quy định về thể thức văn bản hành chính

Theo Khoản 2 và Khoản 3 của Điều 8 trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, việc quy định thể thức văn bản hành chính bao gồm nhiều thành phần quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý và thực hiện văn bản hành chính. Các thành phần này gồm:

1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Quốc hiệu và tiêu ngữ giúp xác định tính chất và loại hình của văn bản, đồng thời thể hiện tính quốc gia và chủ quyền.
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Thông qua việc ghi rõ tên cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản, người đọc có thể xác định nguồn gốc và nguồn tạo ra của văn bản.
3. Số, ký hiệu của văn bản: Số và ký hiệu giúp định danh và phân loại văn bản một cách độc nhất, giúp dễ dàng tra cứu và theo dõi.
4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản: Thông qua việc ghi rõ địa điểm và thời gian ban hành, người đọc có thể biết khi và ở đâu văn bản được ban hành.
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Tên loại và trích yếu nội dung giúp tóm tắt và xác định mục tiêu của văn bản, giúp người đọc nắm bắt thông tin quan trọng.
6. Nội dung văn bản: Phần này chứa nội dung chính của văn bản, các quy định, hướng dẫn, hay quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan.
7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền: Các thông tin về người ký duyệt và chức vụ của họ cùng với chữ ký là yếu tố quan trọng để xác nhận tính pháp lý và thẩm quyền của văn bản.
8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Dấu và chữ ký số của cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản chứng nhận tính xác thực và uy tín của văn bản.
9. Nơi nhận: Phần này xác định người hoặc cơ quan mà văn bản được gửi đến, đảm bảo tính hiệu quả trong việc truyền đạt thông tin.

Ngoài các thành phần quy định như trên, văn bản cũng có thể bổ sung các thành phần khác như phụ lục, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, và các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành, địa chỉ cơ quan, tổ chức, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại, số Fax tùy theo yêu cầu và tính chất của văn bản. Tất cả các thông tin này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả và tính minh bạch của văn bản hành chính.

Quy định đánh số đề mục trong văn bản hiện hành

Căn cứ vào quy định tại Điều 10 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, việc số hóa và ký hiệu hóa văn bản quy phạm pháp luật đặt ra những yêu cầu cụ thể và quan trọng. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả, và theo đúng quy định của từng loại văn bản.

Theo đó, số và ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật phải thể hiện rõ số thứ tự, năm ban hành, loại văn bản, và cơ quan ban hành văn bản. Việc đánh số thứ tự phải tuân theo từng loại văn bản và năm ban hành. Điều này áp dụng cho các loại văn bản khác nhau, bao gồm luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội.

Số và ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật sẽ được sắp xếp theo cách như sau:
a) Đối với luật và nghị quyết của Quốc hội, nó sẽ có dạng “loại văn bản: số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản và số khóa Quốc hội.”
b) Pháp lệnh và nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội sẽ có dạng “loại văn bản: số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản và số khóa Quốc hội.”
c) Các văn bản quy phạm pháp luật không thuộc trường hợp quy định tại điểm a và điểm b sẽ có dạng “số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của loại văn bản – tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản.”

Quy định này giúp tạo ra sự rõ ràng và dễ dàng tra cứu về các văn bản quy phạm pháp luật, đồng thời đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong quá trình thực hiện các quyết định và quyết định của các cơ quan và tổ chức.

Ngôn ngữ, kỹ thuật văn bản quy phạm pháp luật được quy định như thế nào?

Căn cứ vào quy định tại Điều 8 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, về ngôn ngữ và kỹ thuật văn bản quy phạm pháp luật, các quy định sau đây phải được tuân theo:

1. Ngôn ngữ trong văn bản quy phạm pháp luật là tiếng Việt. Điều này đảm bảo tính nhất quán và đồng nhất trong quá trình hiểu và áp dụng các quy định pháp luật. Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản quy phạm pháp luật phải chính xác, phổ thông, và cách diễn đạt phải rõ ràng, dễ hiểu. Điều này nhằm đảm bảo tính minh bạch và tránh hiểu nhầm trong việc thực hiện quy định.
2. Văn bản quy phạm pháp luật phải quy định cụ thể nội dung cần điều chỉnh, không được quy định chung chung, và không được lặp lại các nội dung đã được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật khác. Điều này giúp tránh tình trạng mơ hồ và mâu thuẫn trong quy định pháp luật.
3. Tùy theo nội dung, văn bản quy phạm pháp luật có thể được chia thành các phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm, và các phần này phải có tên để dễ dàng tham khảo. Không nên quy định chương riêng về thanh tra, khiếu nại, tố cáo, khen thưởng, xử lý vi phạm trong văn bản quy phạm pháp luật nếu không có nội dung mới.
4. Ủy ban thường vụ Quốc hội quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước. Chính phủ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan, người có thẩm quyền khác được quy định trong Luật này. Điều này đảm bảo tính chuyên nghiệp và một cách hiệu quả trong việc viết và công bố các văn bản pháp luật.

Tất cả những quy định này cùng nhau giúp tạo ra các văn bản quy phạm pháp luật đáng tin cậy, dễ hiểu, và dễ thực hiện, đồng thời đảm bảo rằng chúng phản ánh mục tiêu và ý định của pháp luật một cách chính xác và rõ ràng.

Câu hỏi thường gặp