Sơ đồ bài viết
7 loại sổ kế toán của hộ kinh doanh gồm những sổ nào? Đây là câu hỏi được nhiều hộ kinh doanh cá thể quan tâm khi thực hiện nghĩa vụ kê khai và ghi chép sổ sách theo quy định của pháp luật thuế và kế toán. Việc nắm rõ danh mục các loại sổ kế toán bắt buộc không chỉ giúp hộ kinh doanh quản lý tài chính hiệu quả, mà còn đảm bảo tuân thủ quy định khi quyết toán thuế. Bài viết dưới đây của Pháp chế ICA sẽ tổng hợp chi tiết 7 loại sổ kế toán cơ bản mà hộ kinh doanh cần có, kèm hướng dẫn lập và lưu trữ đúng quy định mới nhất.
7 loại sổ kế toán của hộ kinh doanh gồm những sổ nào?
Theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Thông tư 88/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh áp dụng chế độ kế toán đơn giản cần sử dụng 7 loại sổ kế toán bắt buộc. Việc ghi chép sổ sách kế toán giúp hộ kinh doanh quản lý hiệu quả tình hình tài chính, doanh thu, chi phí, đồng thời phục vụ công tác kê khai và quyết toán thuế với cơ quan nhà nước.
Dưới đây là 7 sổ kế toán theo mẫu chuẩn của Bộ Tài chính mà hộ kinh doanh cần lập và lưu giữ:
1. Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
- Ký hiệu: Mẫu số S1-HKD
- Mục đích: Ghi nhận chi tiết doanh thu phát sinh từ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo từng ngày.
- Ý nghĩa: Là căn cứ quan trọng để xác định nghĩa vụ thuế và phân tích hiệu quả kinh doanh.
Tải xuống Mẫu số S1-HKD:
2. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Ký hiệu: Mẫu số S2-HKD
- Mục đích: Theo dõi số lượng, giá trị nhập – xuất – tồn kho của nguyên vật liệu, hàng hóa, sản phẩm,…
- Ý nghĩa: Giúp hộ kinh doanh kiểm soát hàng tồn kho, hạn chế thất thoát và lãng phí.
Tải xuống Mẫu số S2-HKD:
3. Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh
- Ký hiệu: Mẫu số S3-HKD
- Mục đích: Ghi lại toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh như nguyên liệu, nhân công, điện nước,…
- Ý nghĩa: Là căn cứ để xác định lợi nhuận và nghĩa vụ thuế.
Tải xuống Mẫu số S3-HKD:
4. Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nước (NSNN)
- Ký hiệu: Mẫu số S4-HKD
- Mục đích: Ghi nhận số thuế phải nộp, đã nộp, còn phải nộp của hộ kinh doanh theo từng sắc thuế.
- Ý nghĩa: Giúp minh bạch nghĩa vụ thuế, tránh bị xử phạt do kê khai thiếu hoặc chậm nộp.
Tải xuống Mẫu số S4-HKD:
5. Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của người lao động
- Ký hiệu: Mẫu số S5-HKD
- Mục đích: Theo dõi việc chi trả lương, thưởng và các khoản bảo hiểm xã hội, y tế, công đoàn (nếu có) đối với người lao động.
- Ý nghĩa: Đảm bảo quyền lợi lao động và phục vụ thanh tra, kiểm tra khi cần.
Tải xuống Mẫu số S5-HKD:
6. Sổ quỹ tiền mặt
- Ký hiệu: Mẫu số S6-HKD
- Mục đích: Theo dõi tình hình thu – chi tiền mặt hằng ngày tại hộ kinh doanh.
- Ý nghĩa: Giúp kiểm soát dòng tiền mặt, hạn chế sai sót hoặc thất thoát trong giao dịch nội bộ.
Tải xuống Mẫu số S6-HKD:
7. Sổ tiền gửi ngân hàng
- Ký hiệu: Mẫu số S7-HKD
- Mục đích: Ghi chép các khoản thu – chi qua tài khoản ngân hàng của hộ kinh doanh.
- Ý nghĩa: Đối chiếu với sao kê ngân hàng để bảo đảm chính xác các giao dịch tài chính.
Tải xuống Mẫu số S7-HKD:
Việc lập và lưu giữ đầy đủ 7 sổ kế toán theo mẫu quy định là trách nhiệm bắt buộc đối với hộ kinh doanh theo Thông tư 88/2021/TT-BTC. Đây là căn cứ phục vụ việc kê khai thuế, quyết toán thuế và đảm bảo sự minh bạch trong hoạt động tài chính – kế toán của hộ kinh doanh. Đồng thời, đây cũng là công cụ hỗ trợ hiệu quả cho chủ hộ trong việc quản lý hoạt động kinh doanh một cách chuyên nghiệp và hợp pháp.
| STT | Tên Sổ Kế Toán | Ký Hiệu | Mục Đích Sử Dụng |
| 1 | Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | S1-HKD | Ghi nhận chi tiết doanh thu hằng ngày từ hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ. |
| 2 | Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | S2-HKD | Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho của nguyên vật liệu, hàng hóa, sản phẩm,… |
| 3 | Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh | S3-HKD | Ghi nhận toàn bộ chi phí liên quan đến sản xuất, kinh doanh như nguyên liệu, nhân công, dịch vụ,… |
| 4 | Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nước (NSNN) | S4-HKD | Theo dõi các khoản thuế phải nộp, đã nộp và còn nợ với NSNN. |
| 5 | Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương | S5-HKD | Ghi chép tình hình thanh toán lương và các khoản bảo hiểm, công đoàn,… cho người lao động. |
| 6 | Sổ quỹ tiền mặt | S6-HKD | Theo dõi tình hình thu – chi tiền mặt trong quá trình hoạt động kinh doanh. |
| 7 | Sổ tiền gửi ngân hàng | S7-HKD | Ghi nhận các khoản thu – chi qua tài khoản ngân hàng của hộ kinh doanh. |
Lưu ý: Các sổ này có thể được lập bằng tay hoặc bằng máy, miễn đảm bảo đúng nội dung và hình thức theo mẫu quy định. Việc ghi chép đầy đủ, trung thực sẽ giúp hộ kinh doanh minh bạch thông tin tài chính và thực hiện đúng nghĩa vụ thuế.
Sổ kế toán phải có các nội dung nào?
Sổ kế toán là một công cụ quan trọng trong hoạt động kế toán, dùng để ghi chép, hệ thống hóa và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong một đơn vị kế toán. Việc ghi sổ kế toán không chỉ là yêu cầu nội bộ phục vụ công tác quản lý mà còn là nghĩa vụ pháp lý được quy định rõ trong Luật Kế toán năm 2015.
1. Khái niệm và vai trò của sổ kế toán
Theo khoản 1 Điều 24 Luật Kế toán 2015, sổ kế toán là nơi ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Sổ kế toán giúp đảm bảo tính minh bạch, trung thực và khách quan trong công tác tài chính, phục vụ việc lập báo cáo tài chính và thực hiện nghĩa vụ thuế, kiểm toán, thanh tra,…
2. Những nội dung bắt buộc phải có trong sổ kế toán
Căn cứ khoản 3 Điều 24 Luật Kế toán 2015, mỗi sổ kế toán phải đảm bảo có đầy đủ các nội dung chủ yếu sau:
- Ngày, tháng, năm ghi sổ: Ghi rõ thời điểm thông tin được ghi vào sổ kế toán, thể hiện tính kịp thời của dữ liệu kế toán.
- Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán: Đây là căn cứ pháp lý và nghiệp vụ để ghi nhận dữ liệu vào sổ. Mỗi bút toán phải gắn với chứng từ rõ ràng.
- Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh: Mô tả ngắn gọn, dễ hiểu bản chất của giao dịch, giúp người đọc sổ nhanh chóng nắm được nội dung nghiệp vụ.
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh: Ghi chính xác số tiền tương ứng với từng tài khoản kế toán được sử dụng.
- Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ: Thể hiện biến động và tồn quỹ (hoặc số dư) tại từng thời điểm, giúp theo dõi tình hình tài chính liên tục.
3. Một số yêu cầu kỹ thuật đối với sổ kế toán
Ngoài các nội dung trên, sổ kế toán còn phải đáp ứng các yêu cầu về hình thức và kỹ thuật như:
- Ghi rõ tên đơn vị kế toán, tên sổ, ngày lập sổ, ngày khóa sổ.
- Có chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng, người đại diện theo pháp luật.
- Ghi rõ số trang và thực hiện đóng dấu giáp lai để đảm bảo tính toàn vẹn của sổ.
4. Các loại sổ kế toán
Theo khoản 4 Điều 24, hệ thống sổ kế toán bao gồm:
- Sổ kế toán tổng hợp: Ghi nhận các nghiệp vụ theo từng tài khoản kế toán tổng hợp, phục vụ việc lập báo cáo tài chính.
- Sổ kế toán chi tiết: Ghi chép cụ thể từng nội dung nghiệp vụ phục vụ công tác quản lý nội bộ và đối chiếu với sổ tổng hợp.
Việc ghi chép đúng và đầy đủ các nội dung trong sổ kế toán không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn là cơ sở để quản lý tài chính hiệu quả. Các cá nhân, tổ chức có trách nhiệm lập và sử dụng sổ kế toán cần nắm rõ các yêu cầu trên để vận hành hệ thống kế toán một cách chuyên nghiệp và minh bạch.
03 phương pháp sửa chữa sổ kế toán gồm những phương pháp gì?
Trong quá trình thực hiện công việc kế toán, việc ghi sai thông tin trong sổ kế toán là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tuân thủ quy định pháp luật, việc sửa chữa sổ kế toán phải được thực hiện theo đúng quy định của Luật Kế toán 2015. Cụ thể, khoản 1 Điều 27 Luật này quy định rõ ba phương pháp sửa chữa sổ kế toán như sau:
1. Ghi cải chính
Đây là phương pháp sửa lỗi đơn giản nhất, được áp dụng khi sai sót nhỏ, dễ nhận biết (ví dụ: sai số, sai chữ cái).
Cách thực hiện:
- Gạch một đường thẳng lên phần nội dung bị ghi sai (không được tẩy xóa).
- Ghi nội dung đúng phía trên chỗ bị gạch.
- Kế toán trưởng phải ký xác nhận bên cạnh phần sửa chữa.
Lưu ý: Phương pháp này chỉ được áp dụng khi thông tin ghi sai không ảnh hưởng lớn đến số liệu kế toán.
2. Ghi số âm
Phương pháp này dùng khi cần điều chỉnh số tiền đã ghi sai trên sổ kế toán.
Cách thực hiện:
- Ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi trong dấu ngoặc đơn (ví dụ: (1.000.000)).
- Sau đó ghi lại số đúng bằng mực bình thường.
- Phần điều chỉnh cũng phải có chữ ký của kế toán trưởng xác nhận.
Ưu điểm: Phương pháp này giúp thể hiện rõ phần chênh lệch và các bước điều chỉnh trong số liệu kế toán.
3. Ghi điều chỉnh bằng chứng từ điều chỉnh
Đây là phương pháp chuyên nghiệp và thường áp dụng trong các trường hợp sai sót lớn, phức tạp hoặc cần điều chỉnh toàn bộ bút toán.
Cách thực hiện:
- Lập chứng từ điều chỉnh mới (chứng từ kế toán phản ánh nội dung cần sửa đổi).
- Ghi nhận phần số chênh lệch để điều chỉnh đúng số liệu đã ghi sai.
- Ghi bút toán điều chỉnh vào sổ kế toán tương ứng.
Lưu ý: Đây cũng là phương pháp bắt buộc áp dụng khi sử dụng phần mềm kế toán điện tử (theo khoản 4 Điều 27 Luật Kế toán 2015).
Ngoài ba phương pháp nêu trên, Luật Kế toán cũng đặt ra các nguyên tắc về thời điểm sửa chữa sai sót:
- Nếu phát hiện sai sót trước khi nộp báo cáo tài chính năm cho cơ quan có thẩm quyền → sửa trên sổ kế toán năm đó.
- Nếu phát hiện sau khi đã nộp báo cáo tài chính năm → sửa trên sổ kế toán năm phát hiện sai sót, đồng thời thuyết minh rõ về nội dung sửa chữa.
Việc sửa chữa sổ kế toán phải được thực hiện cẩn trọng, đúng quy trình và có căn cứ pháp lý rõ ràng. Ba phương pháp gồm ghi cải chính, ghi số âm, và ghi điều chỉnh bằng chứng từ điều chỉnh đều nhằm mục đích đảm bảo tính minh bạch, trung thực và khả năng truy vết của số liệu kế toán. Đây là trách nhiệm bắt buộc đối với mọi đơn vị kế toán khi phát hiện sai sót trong quá trình ghi sổ.
Mời bạn xem thêm: