Sơ đồ bài viết
Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn không chỉ là chứng từ thanh toán mà còn là mốc thời gian pháp lý quan trọng. Việc xác định sai thời điểm lập hóa đơn thường dẫn đến hệ lụy dây chuyền: khai sai thuế GTGT, hạch toán sai niên độ thuế TNDN và cuối cùng là những biên bản xử phạt hành chính nặng nề. Bài viết này của phapche.edu.vn sẽ giúp bạn cập nhật thời điểm xuất hóa đơn theo quy định mới nhất để bảo vệ doanh nghiệp an toàn.
Vì sao cần nắm rõ thời điểm xuất hóa đơn theo quy định mới?
Thời điểm lập hóa đơn là căn cứ cốt yếu để xác định nghĩa vụ thuế GTGT, thuế TNDN và cả thuế TNCN đối với hộ kinh doanh.
Hậu quả của việc xuất hóa đơn sai thời điểm: Đây là lỗi kinh điển luôn bị các đoàn thanh tra xoáy sâu. Chỉ cần biên bản nghiệm thu ký ngày 30 nhưng hóa đơn xuất ngày 02 tháng sau, bạn đã rơi vào tầm ngắm của hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm.
Căn cứ pháp lý về thời điểm xuất hóa đơn điện tử hiện hành
Để tự tin giải trình, bạn cần nắm vững các văn bản gối đầu giường sau:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định gốc về hóa đơn, chứng từ.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP: (Có hiệu lực từ 01/06/2025) – Đây là văn bản sửa đổi quan trọng, siết chặt và làm rõ hơn thời điểm lập hóa đơn cho các ngành dịch vụ đặc thù, thương mại điện tử.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết thực hiện Luật Quản lý thuế.
Nguyên tắc chung về thời điểm xuất hóa đơn theo quy định mới nhất
Dù bạn bán bó rau hay xây một tòa nhà, nguyên tắc bất di bất dịch là: Hóa đơn phải lập ngay khi chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ.
- Nguyên tắc tách rời dòng tiền: Việc lập hóa đơn phụ thuộc vào sự kiện kinh tế (giao hàng/nghiệm thu), KHÔNG phụ thuộc vào việc khách hàng đã trả tiền hay chưa.
- Mục tiêu: Đảm bảo thuế được thu đúng kỳ phát sinh doanh thu.
Thời điểm xuất hóa đơn đối với từng hoạt động cụ thể
Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa
Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
Lưu ý: Ngay khi bạn ký biên bản giao hàng hoặc khách hàng nhận hàng tại kho, nghĩa vụ lập hóa đơn đã phát sinh, bất kể tiền mặt hay chuyển khoản chưa tới tài khoản công ty.
Thời điểm xuất hóa đơn khi cung cấp dịch vụ
Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Nếu dịch vụ được chia thành nhiều giai đoạn, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành từng phần hoặc từng giai đoạn nghiệm thu.
Trường hợp cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp
Đối với một số dịch vụ đặc thù, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền:
- Dịch vụ tư vấn, thiết kế.
- Dịch vụ đào tạo, giáo dục.
- Cho thuê tài sản (nhà, xưởng, máy móc).
- Các dịch vụ theo hợp đồng dài hạn có điều khoản thu tiền trước.
Thời điểm xuất hóa đơn trong các trường hợp đặc thù
Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã làm rõ hơn các vùng xám sau:
Hoạt động xây dựng, lắp đặt
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng hoàn thành.
Cảnh báo: Rất nhiều kế toán đợi đến khi chủ đầu tư thanh toán mới xuất hóa đơn. Đây là sai lầm chết người dẫn đến bị phạt xuất sai thời điểm.
Xuất khẩu hàng hóa
Thời điểm lập hóa đơn là sau khi làm xong thủ tục thông quan và chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan.
Dịch vụ đặc thù (Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP)
Đối với các đơn vị cung cấp điện, nước, viễn thông, truyền hình, dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm:
Thời điểm lập hóa đơn: Chậm nhất là ngày 07 của tháng kế tiếp hoặc theo kỳ đối soát dữ liệu giữa các bên (nhưng không quá thời hạn quy định trong kỳ tính thuế).
Trường hợp được lập hóa đơn tổng (Cuối ngày/Cuối tháng)
Áp dụng cho các lĩnh vực bán lẻ, kinh doanh xăng dầu, dịch vụ ăn uống phát sinh hàng nghìn giao dịch nhỏ lẻ:
- Điều kiện: Phải có hệ thống dữ liệu chi tiết từng giao dịch để đối chiếu.
- Nguyên tắc: Có thể lập một hóa đơn tổng vào cuối ngày cho khách hàng không lấy hóa đơn.
Những lỗi thường gặp khi xác định sai thời điểm
- Chờ tiền về mới xuất: Đây là lỗi phổ biến nhất của các doanh nghiệp nhỏ.
- Giao hàng trước – Xuất sau: Để sang tháng sau nhằm né thuế GTGT tháng này. Cơ quan thuế chỉ cần đối chiếu ngày trên phiếu xuất kho và hóa đơn là sẽ phát hiện ra ngay.
- Dịch vụ đã hoàn thành nhưng chờ quyết toán: Kế toán xây dựng thường mắc lỗi này khi biên bản nghiệm thu đã ký nhưng hóa đơn vẫn nằm chờ phê duyệt giá chính thức.
Mức xử phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm
Theo các quy định mới cập nhật đến năm 2026, mức xử phạt đối với hành vi này đã tăng lên đáng kể để răn đe:
| Hành vi | Mức phạt tiền phổ biến |
| Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm nộp thuế | 3.000.000 – 5.000.000 VNĐ |
| Lập hóa đơn sai thời điểm dẫn đến chậm nộp nghĩa vụ thuế | 10.000.000 – 30.000.000 VNĐ |
| Các trường hợp nghiêm trọng/tái phạm | Có thể lên đến 70.000.000 VNĐ |
Ngoài phạt tiền, doanh nghiệp còn bị tính tiền chậm nộp thuế GTGT (0.03%/ngày) và rủi ro bị loại chi phí được trừ khi tính thuế TNDN của bên mua.
Thời hiệu xử phạt
Thời hiệu xử phạt đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm là 02 năm. Thời gian này tính từ ngày hành vi vi phạm được thực hiện (ngày lẽ ra phải lập hóa đơn). Vì vậy, đừng chủ quan nếu bạn lỡ xuất sai mà kỳ thanh tra này chưa bị phát hiện.
Xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn theo quy định mới nhất là chìa khóa để doanh nghiệp vận hành an toàn và tối ưu thuế. Hãy luôn nhớ: Bản chất giao dịch đi trước, dòng tiền đi sau. Trong năm 2026, với sự hỗ trợ của các phần mềm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và hệ thống AI rà soát của cơ quan thuế, mọi sự sai lệch về thời điểm đều rất dễ bị phát hiện.
Bạn vẫn chưa tự tin khi xử lý các trường hợp tréo ngoe giữa nghiệm thu và thanh toán? Bạn lo lắng về rủi ro bị phạt 70 triệu đồng do xuất hóa đơn sai ngày?
Hãy tham gia ngay Khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán công ty của Pháp chế ICA để:
- Nắm vững trọn bộ kỹ thuật xác định thời điểm lập hóa đơn cho mọi ngành nghề.
- Học cách giải trình thấu tình đạt lý với cơ quan thuế khi lỡ phát sinh sai sót.
- Cập nhật các mẹo xử lý hóa đơn điện tử thực chiến từ chuyên gia.
Đăng ký ngay hôm nay để trở thành người gác cổng tài chính vững vàng nhất cho doanh nghiệp của bạn!
Mời bạn xem thêm:
