Luật Doanh nghiệp năm 2020 bắt đầu có hiệu lực từ 1/1/2021 có những quy định mới về việc sử dụng con dấu trong doanh nghiệp. Con dấu được biết đến là yếu tố quan trọng, có tính pháp lý mang dấu hiệu nhận biết của doanh nghiệp, con dấu sẽ xuất hiện trên các giấy tờ, chứng từ giao dịch hay những giấy tờ quan trọng khác của doanh nghiệp. Vậy vấn đề về dấu doanh nghiệp có những quy định nào cần lưu ý? Học viện đào tạo pháp chế ICA kính mời quý bạn đọc quan tâm tham khảo bài viết về “Quy định về sử dụng con dấu của doanh nghiệp năm 2023 như thế nào?” dưới đây 

Quy định pháp luật về con dấu doanh nghiệp như thế nào?

Con dấu của doanh nghiệp được biết đến là phương tiện đặc biệt được doanh nghiệp sử dụng để đóng lên giấy tờ, văn bản của công ty mình. Con dấu của doanh nghiệp có thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản mà công ty đóng lên đó. Hay có thể hiểu rằng, có những hợp đồng, giao dịch của công ty phải được đóng dấu thì mới phát sinh hiệu lực, nếu không có thì xem như vô hiệu.

Từ thời điểm năm 2021, với sự phát triển mạnh mẽ của thông tin điện tử; yêu cầu về giao dịch nhanh chóng, xuyên biên giới và rút gọn các thủ tục hành chính với mục đích tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thực hiện công việc kinh doanh, nên Nhà nước quy định ngoài các con dấu truyền thống được làm ở các cơ sở khắc dấu thì xuất hiện thêm chữ kí số được quy định là con dấu chính thức, có đầy đủ giá trị pháp lý như những con dấu trước đây. Đây là một đổi mới hết sức tiến bộ, không những góp phần hỗ trợ doanh nghiệp rút gọn thủ tục kinh doanh mà còn thể hiện sự hội nhập vào xu hướng phát triển chung của thế giới.

Nghị định 58/2001/NĐ-CP trước đây có quy định như sau: “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của Nghị định này”.    

Tuy nhiên, hiện nay, Nghị định 99/2016/NĐ-CP đã được thay thế Nghị định 58/2001/NĐ-CP quy định về quản lý và sử dụng con dấu. Việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật Đầu tư 2020 và Luật doanh nghiệp 2020 mà không chịu sự điều chỉnh chung bởi Nghị định về quản lý con dấu như trước đây.

Quy định về số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp 

Căn cứ theo quy định tại Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành, Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Cụ thể:

Thẩm quyền quyết định

Thẩm quyền quyết định số lượng, hình thức, nội dung con dấu được như sau:

Vấn đề này được quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành tại Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân. Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn. Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

Mẫu con dấu công ty

Mẫu con dấu công ty được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.

Nội dung con dấu

Trong nội dung mẫu con dấu phải có thông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp.

Ngoài thông tin trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên việc bổ sung này không được vi phạm các điều cấm, cần tuân theo quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP. 

Những điều cấm về con dấu

Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:

– Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

– Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.

– Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu.

Quy định về sử dụng con dấu của doanh nghiệp năm 2023 như thế nào?

Tho quy định hiện nay việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Các nội dung này được quy định chi tiết tại Khoản 3 Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020.

Theo quy định đó, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung ghi nhận trong Điều lệ công ty. Doanh nghiệp chỉ bị hạn chế quyền quyết định trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu.

Khi giao dịch với đối tác, việc có sử dụng hay không sử dụng con dấu trên văn bản, giấy tờ do Điều lệ của Công ty quy định và do sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và đối tác.

Hy vọng sau khi tham khảo bài viết của chúng tôi, bạn đọc đã có thể nắm bắt được Quy định về sử dụng con dấu của doanh nghiệp hiện nay. Nếu như bạn đọc cảm thấy hữu ích hãy chia sẻ đến với nhiều người hơn nhé! Cảm ơn bạn đã lựa chọn chúng tôi.

Câu hỏi thường gặp: