Phân biệt phòng công chứng và văn phòng công chứng là điều cần thiết để hiểu rõ hơn về hệ thống công chứng tại Việt Nam. Trong khi phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tư pháp và do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập, văn phòng công chứng lại được tổ chức và hoạt động dưới hình thức công ty hợp danh. Cả hai đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch dân sự, nhưng khác biệt về cơ cấu tổ chức, người đại diện và quy trình thành lập khiến cho mỗi loại hình có những đặc điểm và chức năng riêng biệt.

Phân biệt phòng công chứng và văn phòng công chứng

Hình thức thành lập

• Phòng công chứng:
  • Do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập.
  • Là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.
• Văn phòng công chứng:
  • Được tổ chức và hoạt động dưới hình thức công ty hợp danh.
  • Phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên và không có thành viên góp vốn.

Người đại diện

• Phòng công chứng:
  • Người đại diện theo pháp luật là Trưởng phòng.
  • Trưởng phòng phải là công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
• Văn phòng công chứng:
  • Người đại diện theo pháp luật là Trưởng Văn phòng.
  • Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

Tên gọi

• Phòng công chứng:
  • Tên gọi bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập.
• Văn phòng công chứng:
  • Tên gọi phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận. Tên không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác và không vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Căn cứ pháp lý

• Phòng công chứng: Điều 19 và Điều 20 Luật Công chứng 2014.
• Văn phòng công chứng: Điều 22 và Điều 23 Luật Công chứng 2014.

Thủ tục thành lập Văn phòng công chứng

Theo quy định tại khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng 2014, Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.

Căn cứ tại Điều 23 Luật Công chứng 2014, thủ tục thành lập Văn phòng công chứng được quy định như sau:

Nộp hồ sơ đề nghị thành lập:

• Các công chứng viên muốn thành lập Văn phòng công chứng phải gửi hồ sơ đề nghị thành lập tới Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để xem xét, quyết định.
• Hồ sơ bao gồm: đơn đề nghị thành lập và đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện; bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.

Xem xét và quyết định thành lập:

• Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xem xét và quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Trường hợp từ chối, Ủy ban phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Đăng ký hoạt động:

• Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.
• Nội dung đăng ký hoạt động bao gồm: tên gọi của Văn phòng công chứng, họ tên Trưởng Văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở, danh sách công chứng viên hợp danh và danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng (nếu có).

Hồ sơ đăng ký hoạt động:

• Hồ sơ đăng ký hoạt động gồm: đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở phù hợp với nội dung trong đề án thành lập, và hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).
• Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp sẽ cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng. Trường hợp từ chối, Sở Tư pháp phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Hoạt động công chứng:

• Văn phòng công chứng được phép hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.

Thủ tục thành lập Phòng công chứng

Phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng. Căn cứ tại khoản 2 Điều 19 Luật Công chứng 2014, Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập.

Căn cứ tại Điều 20 Luật Công chứng 2014, thủ tục thành lập Phòng công chứng được quy định như sau:

Xây dựng đề án thành lập:

• Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng dựa trên nhu cầu công chứng tại địa phương.
• Đề án phải nêu rõ sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.
• Đề án sau đó được trình lên Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để xem xét và quyết định.

Đăng báo thông báo:

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp với các nội dung sau:

• Tên gọi và địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng.
• Số, ngày, tháng, năm ra quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng.

Thông báo thay đổi: Trong trường hợp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo các nội dung thay đổi này để thông báo rộng rãi.

Mời bạn xem thêm:

• Cơ cấu tổ chức của văn phòng công chứng
• Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam

Câu hỏi thường gặp: