Sơ đồ bài viết
Nhân viên hành chính nhân sự (HR) đóng một vai trò quan trọng trong hình thành, phát triển và thành công của một doanh nghiệp. Họ được coi là “mảnh ghép” quan trọng vì công việc của họ liên quan trực tiếp đến quản lý, phát triển và bảo vệ tài nguyên quý báu nhất của một tổ chức, đó chính là nguồn nhân lực. Nhân viên hành chính nhân sự chịu trách nhiệm trong việc tuyển dụng và chọn lọc những ứng viên phù hợp nhất cho các vị trí trong doanh nghiệp. Để hiểu thêm về công việc này, hãy tham khảo ngay bài viết Ngành Hành chính nhân sự là gì? sau đây
Ngành Hành chính nhân sự là gì?
Hành chính nhân sự là một bộ phận vô cùng quan trọng trong một tổ chức hay doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của họ là quản lý và thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến nguồn nhân lực. Điều này bao gồm việc xử lý các hợp đồng lao động, quản lý giấy tờ pháp lý, và đảm bảo tuân thủ các quy định liên quan đến lao động và an toàn lao động.
Ngoài việc thực hiện các thủ tục hành chính, bộ phận hành chính nhân sự còn đóng một vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quản lý nhân sự. Họ giúp quản lý tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho nhân viên, đảm bảo rằng họ có đầy đủ thông tin và tài liệu cần thiết để thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, họ cũng đảm bảo rằng quá trình tuyển dụng và thăng cấp diễn ra một cách công bằng và minh bạch, giúp tạo ra một môi trường làm việc công bằng và đáng tin cậy.
Như vậy, bộ phận hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự hoạt động suôn sẻ của một tổ chức và sự phát triển của nguồn nhân lực, góp phần vào thành công và bền vững của doanh nghiệp.
Mô tả công việc hành chính nhân sự
Hành chính nhân sự là một bộ phận quan trọng và đa nhiệm trong doanh nghiệp. Dưới đây là danh sách các công việc mà một nhân viên hành chính nhân sự thường phải thực hiện:
- Quản lý các văn kiện, hồ sơ và giấy tờ: Điều này bao gồm việc thu thập, xử lý, và lưu trữ các văn bản quan trọng như hợp đồng lao động, giấy tờ pháp lý và các tài liệu quan trọng khác.
- Tiếp nhận và xử lý công văn và đơn thư: Nhân viên hành chính nhân sự tiếp nhận các văn bản đến doanh nghiệp và xử lý chúng theo phạm vi quyền hạn của họ, sau đó lưu trữ vào kho dữ liệu của doanh nghiệp.
- Quản lý hồ sơ nhân sự: Điều này bao gồm việc lưu trữ và quản lý giấy tờ nhân sự như đơn xin nghỉ phép, giấy báo ốm, và giấy giải trình.
- Duy trì văn hóa tổ chức: Nhân viên hành chính nhân sự thường theo dõi và quản lý các hoạt động liên quan đến việc duy trì văn hóa tổ chức, đảm bảo tính chuyên nghiệp và đạo đức trong nơi làm việc.
- Quản lý chế độ lương và thưởng: Nhân viên hành chính nhân sự thường quản lý các văn bản liên quan đến chế độ lương và thưởng của nhân sự, đảm bảo tính minh bạch và công bằng.
- Lưu trữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ lao động: Nhân viên hành chính nhân sự có nhiệm vụ quản lý và bảo quản hồ sơ lao động của nhân viên, đồng thời duy trì các cơ sở dữ liệu liên quan.
- Quản lý tài sản và thiết bị: Họ theo dõi, quản lý, và thực hiện bàn giao các thiết bị và máy móc trong doanh nghiệp, cũng như theo dõi lịch bảo trì và đề xuất mua sắm thiết bị mới khi cần.
- Kê khai văn phòng phẩm: Nhân viên hành chính nhân sự thường làm việc với các bộ phận khác để cung cấp văn phòng phẩm theo yêu cầu hàng tháng.
- Xử lý bảng lương: Trong một số doanh nghiệp, nhân viên hành chính nhân sự có nhiệm vụ hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc xử lý bảng lương, bao gồm việc theo dõi chấm công, làm danh sách lương và thưởng, và thực hiện chi trả lương.
- Hỗ trợ công tác lễ tân: Đôi khi, nhân viên hành chính nhân sự cũng có trách nhiệm hỗ trợ công tác lễ tân, bao gồm tiếp đón khách hàng, thực hiện các giao dịch thông qua điện thoại hoặc trực tiếp, và tham gia các sự kiện công ty.
Các công việc này cùng hợp thành một cơ cấu tổ chức hành chính nhân sự, với các bộ phận chuyên biệt như tuyển dụng, lương thưởng và phúc lợi, quản lý văn kiện, đào tạo và phát triển, để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả và đáp ứng các nhu cầu của nhân viên.
Nhân viên hành chính nhân sự lương bao nhiêu?
Hành chính nhân sự là một vị trí không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào, dù ở quy mô nhỏ hay lớn. Điều này tạo ra một sự cạnh tranh mạnh mẽ trong thị trường việc làm về hành chính nhân sự, khiến cho việc tuyển dụng người có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp trở nên quan trọng và khó khăn.
Công việc hành chính nhân sự có mức lương hấp dẫn, đó chính là một trong những yếu tố quyết định sự hấp dẫn của ngành nghề này. Hiện nay, mức lương trung bình cho vị trí chuyên viên hành chính nhân sự thông thường thấp nhất là khoảng 7.800.000 đồng một tháng. Tuy nhiên, mức lương này có thể biến đổi tùy thuộc vào doanh nghiệp cụ thể và kinh nghiệm chuyên môn của ứng viên.
- Đối với nhân sự mới tốt nghiệp và chưa có kinh nghiệm, mức lương thường dao động từ 4.454.878 đến 6.671.951 đồng một tháng.
- Đối với vị trí chuyên viên hành chính nhân sự đã có kinh nghiệm, mức lương thường nằm trong khoảng từ 6.422.758 đến 9.574.664 đồng một tháng.
- Đối với các vị trí quản lý cấp trung, trưởng nhóm, hoặc nhân sự cấp cao hơn, mức lương có thể cao hơn, thường nằm trong khoảng từ 9.599.170 đến 14.432.745 đồng một tháng.
- Đối với vị trí quản lý cấp cao như giám đốc hoặc trưởng phòng, mức lương có thể cao hơn nữa, thường nằm trong khoảng từ 19.103.677 đến 27.432.780 đồng một tháng.
Mức lương hấp dẫn cùng với tính cần thiết của vị trí này trong mọi doanh nghiệp làm cho công việc hành chính nhân sự trở thành lựa chọn hấp dẫn cho những người có đam mê và kỹ năng trong lĩnh vực quản lý và quản lý nhân sự.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên hành chính nhân sự cần phải là những chuyên gia trong việc quản lý thời gian một cách hiệu quả để đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ và công việc được giao diễn ra đúng tiến độ và không gây ra sự cố hoặc thiếu sót. Môi trường làm việc trong lĩnh vực này thường đòi hỏi khả năng đối phó với nhiều tác vụ cùng một lúc, vì vậy việc quản lý thời gian là điều không thể thiếu.
Việc quản lý thời gian đòi hỏi sự tổ chức tốt và kỹ năng ưu tiên công việc quan trọng. Nhân viên hành chính nhân sự thường phải xử lý nhiều công việc khác nhau như tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân viên, thực hiện các chương trình đào tạo, và hỗ trợ vấn đề liên quan đến lương thưởng và phúc lợi. Không quản lý thời gian tốt, họ có thể dễ dàng bị áp lực và làm mất quy trình làm việc
Nhân viên hành chính nhân sự là những người phải đứng giữa nhiều bên khác nhau trong môi trường công ty, đảm bảo rằng thông tin và quy trình liên quan đến nguồn nhân lực được truyền đạt một cách chính xác và hiệu quả. Vì vậy, kỹ năng giao tiếp tốt là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong vai trò của họ.
Trong công việc hàng ngày, nhân viên hành chính nhân sự thường phải tương tác với nhân viên từ mọi bộ phận của công ty, từ người quản lý đến nhân viên cơ sở, để thu thập thông tin về hồ sơ nhân viên, thỏa thuận về các chính sách và quy định, hoặc giải quyết các vấn đề liên quan đến lương thưởng và phúc lợi. Họ cũng cần duy trì liên lạc với các bên ngoài, chẳng hạn như ứng viên trong quá trình tuyển dụng.
Kỹ năng giao tiếp tốt giúp họ thấu hiểu và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, tránh hiểu nhầm và không hiệu quả. Họ cần biết lắng nghe để hiểu đúng nhu cầu và yêu cầu của nhân viên, và cũng cần biết trình bày ý kiến và thông tin một cách dễ hiểu và thuyết phục. Điều này đảm bảo rằng mọi bên liên quan hiểu và tuân theo các quy định và quy trình một cách chính xác.
