Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã đưa ra nhiều điểm mới liên quan đến việc soạn thảo, kiểm tra, phê duyệt và phát hành văn bản hành chính. Các quy định mới này nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và sử dụng thông tin chính xác và hiệu quả hơn. Trong bối cảnh này, các cơ quan hành chính cần cập nhật và tuân thủ theo Nghị định mới để đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ luật pháp trong công tác văn bản hành chính. Tham khảo ngay Hướng dẫn cách trình bày văn bản chuẩn Nghị định 30 tại bài viết sau:

Quy định về văn bản hành chính như thế nào?

Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản hành chính được định nghĩa như sau:

“Văn bản hành chính” là những tài liệu được tạo ra trong quá trình chỉ đạo, điều hành, và giải quyết các công việc của các cơ quan, tổ chức, nhằm đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả trong quản lý và thực hiện các nhiệm vụ hành chính. Các loại văn bản hành chính bao gồm, nhưng không giới hạn, các danh mục sau đây: Nghị quyết (đặc biệt), quyết định (đặc biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Định nghĩa này rõ ràng và toàn diện, giúp xác định mọi tài liệu thuộc loại văn bản hành chính và áp dụng quy trình và quy định tương ứng.

Hướng dẫn cách trình bày văn bản chuẩn Nghị định 30

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy định về căn chỉnh và lề của văn bản hành chính như sau:

Văn bản hành chính nên được trình bày trên giấy kích thước A4 (210 mm x 297 mm) theo chiều dài của khổ A4.

Trong trường hợp nội dung của văn bản bao gồm các bảng, biểu mà không được tạo thành các phụ lục riêng, văn bản hành chính có thể được trình bày theo chiều rộng.

Ngoài ra, việc căn chỉnh và định lề văn bản hành chính phải tuân theo các quy định sau:

• Căn lề trên: Khoảng cách từ mép trên của trang đến nội dung văn bản nên là từ 20 đến 25 mm (tương đương với 2cm – 2.5cm).
• Căn lề dưới: Khoảng cách từ mép dưới của trang đến nội dung văn bản nên là từ 20 đến 25 mm (tương đương với 2cm – 2.5cm).
• Căn lề trái: Khoảng cách từ mép trái của trang đến nội dung văn bản nên là từ 30 đến 35 mm (tương đương với 3cm – 3.5cm).
• Căn lề phải: Khoảng cách từ mép phải của trang đến nội dung văn bản nên là từ 15 đến 20 mm (tương đương với 1.5cm – 2cm).

Như vậy, định lề trang tổng cộng bao gồm cách lề trên và lề dưới khoảng 20 – 25 mm và cách lề trái và lề phải khoảng 30 – 35 mm. Các quy định này giúp đảm bảo tính chuẩn mực và thống nhất trong việc trình bày văn bản hành chính.

Ngoài việc đảm bảo quy định về căn lề, cũng cần chú trọng đến việc giãn dòng chuẩn trong nội dung của văn bản hành chính.

Nội dung văn bản hành chính nên được canh đều cả hai lề, tức là khoảng cách từ mép trái và mép phải đều phải đồng đều và cân đối. Để tạo sự rõ ràng và dễ đọc, khoảng cách giữa các đoạn văn cần được giữ ít nhất là 6pt, giúp phân tách rõ ràng giữa các phần khác nhau của văn bản. Đồng thời, khoảng cách giữa các dòng nên tuân theo tiêu chuẩn là dòng đơn, tối thiểu là một dòng, và tối đa không vượt quá 1,5 lines. Điều này đảm bảo tính ngăn nắp và dễ đọc của văn bản hành chính, giúp người đọc nắm bắt thông tin một cách hiệu quả và dễ dàng.

Câu hỏi thường gặp