Việc quyết định thành lập doanh nghiệp ngày càng trở thành một xu hướng phổ biến trong xã hội đương đại. Sự nổi lên của nền kinh tế và cơ hội kinh doanh ngày càng mở rộ, tạo điều kiện thuận lợi cho những người có ý định khởi nghiệp. Tuy nhiên, để thực hiện một quyết định lớn như vậy, không phải ai cũng hiểu rõ về những điều kiện và quy trình cần thiết để đảm bảo rằng doanh nghiệp được thành lập theo đúng quy định của pháp luật. Bài viết hôm nay, Học viện đào tạo pháp chế ICA sẽ chia sẻ đến bạn đọc Điều kiện về pháp lý khi thành lập doanh nghiệp như thế nào?, mời bạn đọc tham khảo

Điều kiện về chủ thể thành lập doanh nghiệp

Theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 17 của Luật Doanh nghiệp 2020, tất cả tổ chức và cá nhân đều được quyền thành lập, góp vốn và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam, trừ những trường hợp sau đây:

Thứ nhất, tổ chức không có tư cách pháp nhân không được phép thành lập doanh nghiệp. Điều này nhấn mạnh tính chính thức và pháp lý của tổ chức, đảm bảo rằng chỉ những tổ chức được công nhận chính thức mới có thể tham gia vào hoạt động doanh nghiệp.

Thứ hai, người chưa đủ 18 tuổi hoặc không có đầy đủ năng lực hành vi dân sự không được phép thành lập doanh nghiệp. Quy định này nhằm bảo vệ những người trẻ khỏi rủi ro và trách nhiệm pháp lý quá lớn trong quá trình quản lý doanh nghiệp.

Thứ ba, cơ quan nhà nước và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân Việt Nam không được sử dụng tài sản nhà nước để thành lập doanh nghiệp kinh doanh thu lợi riêng cho cơ quan, đơn vị mình. Điều này nhấn mạnh nguyên tắc công bằng và tránh xâm phạm lợi ích cộng đồng.

Ngoài ra, quy định còn liệt kê một số trường hợp như cán bộ, công chức, viên chức; sĩ quan, hạ sĩ quan quân nhân, công nhân quốc phòng; cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước; người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị cấm hành nghề kinh doanh; và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản không được phép thành lập doanh nghiệp.

Những quy định này không chỉ nhấn mạnh tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong quá trình kinh doanh mà còn góp phần xây dựng môi trường doanh nghiệp tích cực và công bằng.

Điều kiện về ngành, nghề đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp có quyền đăng ký kinh doanh trong những ngành, nghề mà luật không cấm, tuy nhiên, các ngành nghề này phải thuộc hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam hoặc được quy định cụ thể tại văn bản pháp luật chuyên ngành. Quy định này đặt ra nguyên tắc cơ bản về sự tự do kinh doanh và sáng tạo trong lĩnh vực kinh doanh, đồng thời đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh này phải tuân thủ theo quy định pháp luật để đảm bảo tính chính thức và minh bạch của hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, với những ngành, nghề có điều kiện, doanh nghiệp buộc phải đáp ứng được các yêu cầu và điều kiện cụ thể theo quy định của pháp luật. Điều này bao gồm cả việc tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn, vệ sinh, môi trường và các yêu cầu khác tùy thuộc vào từng lĩnh vực cụ thể. Việc áp dụng điều kiện này giúp đảm bảo rằng các doanh nghiệp tham gia vào các ngành nghề có điều kiện đều đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn, đồng thời giữ cho thị trường hoạt động theo cách có trật tự và công bằng.

Để biết rõ hơn về danh mục ngành, nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp có thể tham khảo tại Phụ lục IV của Luật Đầu tư 2020. Việc này sẽ giúp họ hiểu rõ các yêu cầu và quy định cụ thể của từng ngành, từ đó chuẩn bị kế hoạch kinh doanh và tuân thủ đúng các quy định pháp luật, góp phần xây dựng một môi trường kinh doanh tích cực và phát triển bền vững.

Điều kiện về tên doanh nghiệp dự kiến thành lập

Theo quy định tại Điều 37 của Luật Doanh nghiệp 2020, việc đặt tên cho doanh nghiệp đòi hỏi sự tuân thủ các nguyên tắc và quy định cụ thể nhằm đảm bảo tính chính thức, minh bạch, và tránh nhầm lẫn trên thị trường kinh doanh. Quy định này rõ ràng chỉ đạo về cách thức xây dựng tên doanh nghiệp và các yêu cầu liên quan.

Theo đó, tên tiếng Việt của doanh nghiệp phải bao gồm hai thành tố chính theo thứ tự cụ thể. Thứ nhất là loại hình doanh nghiệp, được viết bằng các từ như “công ty trách nhiệm hữu hạn”, “công ty cổ phần”, “công ty hợp danh”, “doanh nghiệp tư nhân”, hoặc các viết tắt tương ứng như “công ty TNHH”, “công ty CP”, “công ty HD”, “DNTN” để phản ánh đúng hình thức tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ hai là tên riêng của doanh nghiệp, viết bằng chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, chữ F, J, Z, W, chữ số, và ký hiệu.

Ngoài ra, quy định còn yêu cầu rằng tên doanh nghiệp phải được gắn tại các địa điểm quan trọng như trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, và địa điểm kinh doanh. Tên doanh nghiệp cũng phải xuất hiện trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu, và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành để đảm bảo tính nhất quán trong quá trình giao dịch và truyền thông.

Đặc biệt, để tránh nhầm lẫn và đảm bảo sự duy nhất, tên doanh nghiệp không được đặt trùng hoặc dễ gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp khác. Quy định cũng cấm việc sử dụng tên của các cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, và tổ chức chính trị xã hội để đặt tên cho doanh nghiệp, nhằm bảo vệ uy tín và tính độc lập của các tổ chức này. Những quy định này không chỉ hỗ trợ quá trình quản lý doanh nghiệp mà còn đóng góp vào sự phát triển ổn định và công bằng của thị trường kinh doanh.

Điều kiện về trụ sở chính của doanh nghiệp

Theo quy định của Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 6 Luật Nhà ở 2014, trụ sở chính của doanh nghiệp phải tuân thủ một số điều kiện nhất định để đảm bảo tính chính thức, minh bạch và thuận tiện trong quá trình liên lạc và quản lý. Cụ thể, các điều kiện này bao gồm:

Trước hết, trụ sở chính của doanh nghiệp phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc chính thức của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính. Ngoài ra, địa chỉ này cần có số điện thoại, số fax, và thư điện tử (nếu có) để tạo thuận tiện trong việc liên lạc và giao tiếp.

Để đảm bảo tính cụ thể và rõ ràng, địa chỉ trụ sở chính cần phải được xác định chi tiết với số nhà, ngách, hẻm, ngõ, phố, hoặc là thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Một ví dụ thực tế có thể là “Trụ sở chính của Anpha tại địa chỉ: 144/17 Đường Bình Lợi, Phường 13, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh.”

Ngoài ra, quy định cũng nêu rõ rằng trụ sở công ty không được đặt tại địa chỉ là căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể. Điều này nhấn mạnh mục đích của trụ sở chính là làm việc và quản lý doanh nghiệp, không phải là nơi cư trú cá nhân. Quy định này giúp giữ cho tính chuyên nghiệp và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố cá nhân và tạo điều kiện cho sự giám sát và quản lý hiệu quả.

Điều kiện về vốn điều lệ và vốn pháp định khi thành lập công ty

Theo Khoản 34 Điều 4 của Luật Doanh nghiệp 2020, vốn điều lệ của doanh nghiệp được xác định là tổng giá trị tài sản mà các thành viên công ty hoặc chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; cũng như là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần. Điều này đồng nghĩa với việc vốn điều lệ đóng vai trò quan trọng trong việc xác định quy mô và khả năng hoạt động của doanh nghiệp.

Hiện tại, Luật Doanh nghiệp không đặt ra mức vốn tối thiểu cho việc thành lập doanh nghiệp, trừ những ngành nghề yêu cầu vốn pháp định. Điều này tạo điều kiện linh hoạt cho các doanh nghiệp tùy thuộc vào tình hình thực tế và yêu cầu của ngành nghề cụ thể. Tuy nhiên, quy định về việc góp đủ vốn điều lệ là quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và ổn định của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có trách nhiệm góp đủ số vốn điều lệ đã đăng ký trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu vượt quá thời hạn này mà vẫn chưa góp đủ vốn, trong vòng 30 ngày kể từ ngày cuối cùng phải góp đủ vốn, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi vốn điều lệ. Điều này nhấn mạnh sự nghiêm túc và tuân thủ của doanh nghiệp đối với các quy định về vốn điều lệ, giúp đảm bảo hoạt động ổn định và bền vững theo thời gian.

Điều kiện về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Được quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, các điều kiện để một chủ thể có thể làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là khá rõ ràng và chi tiết. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải đáp ứng một số tiêu chí quan trọng như sau:

Trước hết, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải là cá nhân từ đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, và không thuộc đối tượng bị cấm quản lý và thành lập doanh nghiệp. Điều này đảm bảo tính chín chắn, chuyên nghiệp và đạo đức trong vai trò của người đại diện.

Quan trọng hơn, người đại diện theo pháp luật không nhất thiết phải là người góp vốn trong công ty, mở ra khả năng lựa chọn người đại diện phù hợp với kỹ năng quản lý và kinh nghiệm, không phụ thuộc vào vấn đề góp vốn.

Người đại diện theo pháp luật có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài, và các chi tiết cụ thể về số lượng, chức danh quản lý, cũng như quyền và nghĩa vụ của họ được quy định trong Điều lệ công ty.

Chức danh của người đại diện theo pháp luật có thể bao gồm Giám đốc/Tổng giám đốc, Chủ tịch công ty hay Chủ tịch Hội đồng quản trị tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp đăng ký. Điều này thể hiện sự linh hoạt và phù hợp với cấu trúc quản lý của mỗi doanh nghiệp.

Trong trường hợp doanh nghiệp thuê người đại diện theo pháp luật, cần phải có hợp đồng lao động và quyết định bổ nhiệm để chắc chắn các quyền và nghĩa vụ của người này được xác định rõ ràng và có tính pháp lý.

Đặc biệt, công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có 1 hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, tùy thuộc vào nhu cầu và cấu trúc quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp. Điều này giúp tối ưu hóa quản lý và đưa ra sự linh hoạt trong quá trình điều hành doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp