Trong hoạt động kinh doanh thương mại, việc mở rộng kênh phân phối thông qua các đại lý hoặc gửi hàng cho khách hàng dùng thử, chờ nghiệm thu là rất phổ biến. Tuy nhiên, ranh giới giữa việc “xuất kho gửi đi” và “thực tế tiêu thụ” thường dễ gây nhầm lẫn, dẫn đến những rủi ro lớn về phạt vi phạm hành chính, truy thu thuế. Để quản lý chặt chẽ nghiệp vụ này, doanh nghiệp cần nắm vững nguyên tắc kế toán Tài khoản 157 (Hàng gửi đi bán).
Bài viết này của Pháp chế ICA sẽ phân tích chi tiết cách hạch toán và những điểm nghẽn về pháp lý thuế liên quan, cập nhật theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Bản chất của tài khoản 157 (Hàng gửi đi bán) là gì?
Tài khoản 157 được sử dụng để phản ánh trị giá thực tế của các loại hàng hóa, thành phẩm mà doanh nghiệp đã xuất kho để gửi đi bán, giao cho các đại lý ký gửi, hoặc đã xuất giao cho khách hàng nhưng chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán.
Điểm mấu chốt của Tài khoản 157 là sự tách biệt giữa việc chuyển giao vật lý và chuyển giao quyền sở hữu. Dù hàng hóa đã rời khỏi kho của công ty, nhưng phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với sản phẩm vẫn thuộc về doanh nghiệp. Do đó, lô hàng này vẫn được phân loại là một dạng tài sản tồn kho, chưa đủ điều kiện để ghi nhận doanh thu và giá vốn.
Nguyên tắc kế toán tài khoản 157 cost lõi (Cập nhật TT 99/2025/TT-BTC)
Việc ghi sổ và trình bày Tài khoản 157 phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau để đảm bảo tính trung thực của Báo cáo tài chính:
- Nguyên tắc ghi nhận theo Giá gốc: Hàng hóa, thành phẩm gửi đi bán phải được ghi nhận và theo dõi trên sổ kế toán theo giá gốc (trị giá vốn thực tế xuất kho). Phương pháp tính giá xuất kho (Bình quân gia quyền, FIFO hoặc Đích danh) phải được áp dụng nhất quán.
- Nguyên tắc quyền sở hữu: Hàng gửi đi bán, hàng hóa giao cho đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Kế toán tuyệt đối không ghi nhận doanh thu khi mới chỉ xuất kho gửi hàng đi.
- Điều kiện kết chuyển (Ghi nhận tiêu thụ): Kế toán chỉ được phép kết chuyển giá trị hàng gửi đi bán từ Tài khoản 157 sang Tài khoản 632 (Giá vốn hàng bán) khi lô hàng thỏa mãn điều kiện ghi nhận doanh thu (ví dụ: đại lý thông báo đã bán được hàng, hoặc khách hàng đã nghiệm thu và đồng ý thanh toán).
- Kiểm kê định kỳ: Doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi, đối chiếu và yêu cầu khách hàng hoặc đại lý xác nhận số lượng hàng còn tồn cuối kỳ. Nếu phát sinh mất mát, hao hụt, phải lập biên bản và xử lý ngay theo quy định.
Hướng dẫn hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu với TK 157
Dựa trên nguyên tắc kế toán Tài khoản 157, dưới đây là cách định khoản cho chu trình gửi hàng đi bán phổ biến:
Nghiệp vụ 1: Xuất kho hàng hóa, thành phẩm gửi đi bán hoặc giao đại lý Căn cứ vào Phiếu xuất kho:
- Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán (Giá trị thực tế xuất kho)
- Có TK 155, 156: Thành phẩm, Hàng hóa.
Nghiệp vụ 2: Khi hàng hóa được xác định là đã tiêu thụ Khi nhận được bảng kê hóa đơn bán ra của đại lý, hoặc khách hàng thông báo chấp nhận thanh toán, kế toán đồng thời ghi nhận 2 bút toán:
- Bút toán phản ánh Giá vốn:
- Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
- Có TK 157: Hàng gửi đi bán.
- Bút toán phản ánh Doanh thu (Đồng thời xuất hóa đơn GTGT):
- Nợ các TK 111, 112, 131: Tổng số tiền thanh toán
- Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Giá chưa thuế)
- Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
Nghiệp vụ 3: Xử lý hoa hồng trả cho đại lý bán đúng giá
- Nợ TK 641: Chi phí bán hàng (Tiền hoa hồng)
- Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có các TK 111, 112, 131: Số tiền hoa hồng trả cho đại lý.
Nghiệp vụ 4: Hàng gửi đi bán bị trả lại Nếu hàng hóa không đúng quy cách, đại lý không bán được phải nhập lại kho:
- Nợ TK 155, 156: Trị giá vốn hàng nhập lại kho
- Có TK 157: Hàng gửi đi bán.
Rủi ro về pháp luật thuế khi sử dụng TK 157 và cách phòng tránh
Việc áp dụng sai nguyên tắc kế toán Tài khoản 157 thường kéo theo những hệ lụy nghiêm trọng khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra. Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý 2 vấn đề sau:
Quy định về chứng từ lưu thông trên đường
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, khi xuất kho hàng hóa để giao cho đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, doanh nghiệp không xuất Hóa đơn GTGT ngay. Thay vào đó, bộ hồ sơ đi đường hợp pháp bao gồm:
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử (hoặc Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ).
- Lệnh điều động nội bộ.
- Hợp đồng đại lý rõ ràng các điều khoản về quyền sở hữu và tỷ lệ hoa hồng.
Rủi ro xuất hóa đơn sai thời điểm
Thời điểm xuất hóa đơn GTGT đối với hàng gửi đi bán đại lý là ngày đại lý cung cấp Bảng kê hàng hóa thực tế đã tiêu thụ. Đối với khách hàng mua thử nghiệm, thời điểm lập hóa đơn là lúc khách hàng nghiệm thu và chốt mua.
- Lỗi thường gặp: Nhiều doanh nghiệp xuất hóa đơn GTGT ngay tại thời điểm xuất kho (sai bản chất TK 157 thành TK 511), dẫn đến nộp thuế sớm gây áp lực dòng tiền. Ngược lại, có trường hợp hàng đã bán xong nhưng giữ trên TK 157 quá lâu để “găm” doanh thu, “trốn” thuế. Hành vi này nếu bị phát hiện sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, truy thu thuế GTGT, thuế TNDN và tính tiền chậm nộp.
Việc tuân thủ nguyên tắc kế toán Tài khoản 157 theo chế độ kế toán hiện hành không chỉ đảm bảo số liệu hàng tồn kho được phản ánh chính xác trên Bảng cân đối kế toán mà còn là “tấm khiên” bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro về thuế. Kế toán cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận kho và kinh doanh để đối chiếu chứng từ kịp thời, xuất hóa đơn đúng thời điểm và kết chuyển doanh thu hợp pháp.
Mời bạn xem thêm:
